Optimización de la carga de trabajo: estrategia de los oficios en el sitio

Entregar bienes y servicios en la puerta del cliente siempre presenta desafíos en términos de picos y valles de actividad, por lo que suavizar la carga de trabajo – es decir, equilibrar la distribución del esfuerzo a lo largo del tiempo en función de la capacidad de producción y de los recursos disponibles – es clave para el rendimiento operativo y la rentabilidad.

Mientras los responsables y planificadores se esfuerzan a diario por ajustar múltiples variables para satisfacer al mayor número posible de clientes, también necesitan adoptar una visión a medio y largo plazo para poder tomar decisiones con antelación – ya sean decisiones administrativas, de formación o de contratación – y garantizar una adecuación óptima entre la capacidad de producción de sus equipos y la carga de trabajo previsible.

Mejor comprensión a través del análisis

Es cierto que no existe una manera segura de predecir el futuro, pero analizar el pasado es siempre una vía útil para comprender cómo funciona el negocio y así poder planificar cargas de trabajo realistas a medio plazo.
Antes de intentar cualquier estrategia de suavizado de carga laboral, analizar el historial de datos operativos (por ejemplo, del año n-1) permite identificar los desequilibrios a lo largo del tiempo (picos y caídas de actividad, estacionales o a corto plazo) así como discrepancias entre la capacidad operativa de los recursos y la carga de trabajo (por agencia, equipo, persona, mes, semana…), y detectar casos de sobrecapacidad o capacidad insuficiente.

Los datos empresariales representados gráficamente, como los generados por Nomadia con su solución de gestión de servicios de campo, permiten identificar desequilibrios y discrepancias, así como las causas subyacentes.
El usuario puede acceder de forma inmediata a representaciones de los datos subyacentes desde diferentes ejes (temporales u organizacionales) y variables (año, trimestre, mes, semana, agencia, equipo, colaborador), y explorar esta información en profundidad y de forma constructiva.

Esta fase exploratoria es fundamental, ya que las desviaciones y discrepancias que revela suelen ser indicativas de los problemas reales que deben abordarse con urgencia, y su resolución puede implicar decisiones clave para la empresa y su estrategia general, como por ejemplo:

• Una distribución desigual de la cartera de clientes, que requiere rediseñar la segmentación territorial o reubicar agencias;

• La necesidad de mejorar las competencias o cualificaciones de ciertos recursos, mediante formación o reubicación de personal;

• La necesidad de ajustar la proporción entre el número de misiones y los recursos humanos por agencia, con campañas de contratación o una redistribución geográfica del personal.

Prever y simular para un alisado óptimo: realista y alcanzable

A partir de tus datos operativos del año N y/o N-1, las nuevas herramientas de planificación te permitirán generar previsiones realistas para los años N+1 y/o N+2 (o incluso más allá).
Luego, aplicando tu modelo operativo a estas previsiones, podrás crear simulaciones para evaluar distintos escenarios de crecimiento o planes de reorganización, incluyendo incorporaciones o reducciones de personal, según los resultados obtenidos.

Estas simulaciones te ayudarán a tomar decisiones estratégicas respondiendo a preguntas clave como:

• ¿Podremos absorber la carga, en términos de capacidad, si el número de misiones aumenta un X%?

• ¿Qué ocurrirá si transferimos recursos de una agencia a otra?

• ¿Debemos reemplazar a alguien que se va por un perfil equivalente?

• ¿Cuántas personas necesitamos contratar si la demanda aumenta repentinamente?

• Para respaldar una nueva oferta de servicios, ¿debemos recapacitar al personal existente o reclutar nuevo personal? ¿Qué nuevos desequilibrios podría generar esta decisión?

Al configurar tus hipótesis en la solución, la previsión generada tendrá en cuenta tus elecciones estratégicas, pero no olvides: aún no estará optimizada.
Esta previsión pondrá en evidencia desequilibrios en la distribución de recursos o picos de actividad en determinados periodos que deberás corregir.
Es aquí donde entra en juego el alisado de la carga de trabajo.

Una operación que requiere herramientas de optimización avanzadas, y que puede abordarse de dos formas:

• Alisado automático, realizado por un motor de optimización programado para aplicar tus reglas de planificación junto con una serie de restricciones definidas para un grupo de recursos en un periodo determinado;

• Alisado manual, para gestionar eventos excepcionales e imprevistos, afinar los detalles y lograr la planificación más equilibrada posible, teniendo en cuenta tus recursos y tus limitaciones.

Nomadia Field Service puede gestionar todas tus operaciones de alisado y ajuste fino, ya sea basándose en datos históricos o en previsiones y simulaciones visualizables en tiempo real y de forma gráfica, día a día.
Cuando todos tus indicadores y señales estén en verde, podrás estar seguro de haber logrado el alisado óptimo de la carga de trabajo — al menos según los criterios y parámetros que están bajo tu control…

Cargas de trabajo optimizadas, después del alisado