Business-Software: Einfache Einführung macht den Unterschied
- 23/06/2026
- 14:26
Lesezeit : 2 min
Lucie Monnot
Content Marketing Manager
Funktionaler Reichtum ist zu Recht ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Wahl einer Business-Software. Aber wie lässt es sich erreichen, dass Nutzer ein neues Tool schnell beherrschen? Genau das ist das Ziel neuer, intelligenter und spielerischer kontextueller Hilfslösungen!
Inhaltsverzeichnis
Je reichhaltiger eine Software, desto länger dauert es grundsätzlich, ihre vielfältigen Möglichkeiten zu beherrschen. Die Folge: Nach einer angemessenen Schulung beschränken sich die meisten Nutzer auf die wenigen Funktionen, die sie täglich verwenden, verlieren Zeit bei Aufgaben, die sie nur gelegentlich ausführen, und vernachlässigen das, was ihnen dennoch ermöglichen würde, effizienter zu arbeiten oder ihre Kompetenzen weiterzuentwickeln.
Das ist umso bedauerlicher, als die Softwareanbieter – mit der zunehmenden Verbreitung von Business-Software im SaaS-Modell – Funktionserweiterungen viel häufiger vornehmen als früher, als Programme lokal installiert wurden und jedes wichtige Update ein Ereignis war, um nicht zu sagen: eine Revolution.
Diese Entwicklung in der Softwarebranche hat bei den Anbietern den Bedarf entstehen lassen, Nutzer besser zu begleiten und einzubinden – indem sie ihre Business-Lösungen mit einer Digital Adoption Platform kombinieren. Technisch gesehen handelt es sich um eine zusätzliche Software-Schicht, die es ermöglicht, Nutzern kontextualisierte Führung und Schritt-für-Schritt-Unterstützung bei der Erledigung ihrer Aufgaben anzubieten.
Die richtige Hilfe zum richtigen Zeitpunkt
Stellen wir uns vor, Ihr Unternehmen hat gerade eine Tourenplanungs-Software eingeführt. Alle Betroffenen wurden geschult – aber zwischen dem Zeitpunkt der Schulung und dem Moment, in dem sie eine bestimmte Aktion durchführen müssen, können Wochen oder sogar Monate vergehen, und das in der Schulung Gezeigte ist längst nur noch eine ferne Erinnerung.
Wenn die Software Tools zur digitalen Adoption enthält, kann der Nutzer, der zum ersten Mal neue Lieferpunkte in eine bestehende Tour integrieren oder eine Tour vorübergehend einem Fahrer zuweisen muss, durch die Eingabe einiger Schlüsselwörter einen Leitfaden aktivieren, der ihn – Schritt für Schritt – gemeinsam mit ihm durch die gewünschte Aufgabe führt.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Online-Hilfen beschreibt der Leitfaden nicht, was der Nutzer tun soll: Er nimmt ihn buchstäblich an die Hand und führt die Aufgabe direkt in der Benutzeroberfläche seiner Anwendung gemeinsam mit ihm durch. Dieser Ansatz ist weitaus effektiver für das Einprägen der Abfolge von Schritten. Darüber hinaus kann – je nach der vom Anbieter gewählten Integrationsart – die visuelle Aufmerksamkeit des Nutzers gezielt auf bestimmte Funktionalitäten oder Nutzungsweisen gelenkt werden, entsprechend seinem Profil oder dem Kontext.
So kann der Nutzer leichter eine wachsende Zahl von Funktionen beherrschen, von Anfang an die bewährten Verfahren zur Aufgabenausführung anwenden und dadurch an Produktivität gewinnen.
Unter anderem ermöglichen Digital Adoption Platforms die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben – etwa die Anlage eines neuen Kunden oder die Terminplanung über Direktzugriffe. Wo der Nutzer sonst zwischen 2 oder 3 Tabs navigieren müsste, um sein Ziel zu erreichen, kann er direkt zur Seite gelangen, auf der Daten eingegeben werden müssen.
Entdecken und Aneignen durch Gamification fördern
Wenn eine Schulung nach wie vor unverzichtbar ist, um die Struktur einer Business-Software zu verstehen und ihre Terminologie zu beherrschen, erweist sich das Spielerische als ein sehr wirkungsvoller Hebel, um Nutzer dazu zu bewegen, die vielen Facetten zu erkunden und den gesamten Funktionsreichtum der Software zu nutzen. Digital Adoption Platforms ermöglichen es Anbietern, einfach eine spielerische Dimension in die Benutzeroberfläche ihrer Software einzuführen, um das Lernen zu beschleunigen und/oder neue Funktionen bekannt zu machen.
Diese Gamification kann viele Formen annehmen: Punktesammeln je nach Anzahl der genutzten Leitfäden, eine Schnitzeljagd, bei der die Benutzeroberfläche der Software nach Elementen durchsucht wird, die Zugang zu speziellen oder exklusiven Leitfäden geben, zeitlich begrenzte oder saisonale Herausforderungen … Solche Maßnahmen sind besonders wirksam, um:
- die Aufmerksamkeit der Nutzer auf Verbesserungen und neue Funktionen zu lenken – typischerweise anlässlich des Launch einer neuen Version;
- Nutzer aus ihren Routinen zu holen und ihre Neugier für ein Tool zu erneuern, dessen Möglichkeiten sie selten voll ausschöpfen.
Skeptisch? Das wäre ein Fehler: Zu Weihnachten 2020 streute Nomadia Weihnachtskugeln in die Benutzeroberflächen seiner Software und kündigte den Nutzern an, dass sie beim Anklicken dieser Icons – wann immer sie sie entdeckten – „etwas“ entdecken würden – in diesem Fall neue Leitfäden. In den 15 Tagen, die diese Aktion dauerte, schnellten die Anzahl der von Nutzern genutzten Leitfäden und die durchschnittliche Zahl der Leitfäden pro Nutzer in die Höhe. Dabei gab es nichts zu gewinnen – außer Wissen. Und das ist nicht wenig!
Warum funktioniert das? Ganz einfach: wegen dem, was wir alle in unterschiedlichem Maße in uns tragen – den Wunsch zu spielen, zu gewinnen, einen Gegner zu besiegen und, wenn kein klarer Gegner vorhanden ist, uns selbst zu übertreffen. Gamification ersetzt Verpflichtung durch eine Herausforderung, die sich jeder zu eigen macht und annimmt – aus Spaß, aus Neugier oder weil etwas Interessantes auf dem Spiel steht. Und weil es nur ein Spiel ist, wird es viel leichter akzeptiert als eine Anweisung von der Hierarchie.
Eine gestärkte Beziehung zwischen Anbieter und Nutzern dank Business-Software
Durch diese neuen Begleitungs- und Einbindungsmaßnahmen erfahren Softwareanbieter viel über den tatsächlichen Einsatz ihrer Software – und darüber, was sie verändern oder weiterentwickeln müssen, um das Nutzererlebnis und die Produktivität zu verbessern. Wenn die von der Digital Adoption Platform übermittelten Statistiken beispielsweise zeigen, dass die zu bestimmten Aufgaben gehörenden Leitfäden systematisch von Nutzern verwendet werden – ob erfahren oder nicht –, ist das ein Zeichen dafür, dass in der Software selbst etwas überprüft und verbessert werden sollte, und dass diese Verbesserung in die Roadmap aufgenommen werden sollte.
Die – anonymisiert – erhobenen Daten ermöglichen es den Entwicklungsteams außerdem:
- Aufgaben/Prozessschritte zu identifizieren, bei denen Nutzer häufig auf Schwierigkeiten stoßen, innehalten oder zögern, um neue Schritt-für-Schritt-Leitfäden zu erstellen;
- die Nutzungsrate und den Nutzungsgrad bestehender Leitfäden zu verfolgen, um deren Wirksamkeit und Relevanz zu messen. So verdient ein Leitfaden mit 10 Schritten, den die Mehrheit der Nutzer nicht bis zum Ende durchführt, eine Überarbeitung oder eine strategischere Platzierung in der Benutzeroberfläche;
- die Nutzerzufriedenheit zu messen – dank Umfragen und Fragebögen, die am Ende jedes Leitfadens oder nutzeraktivierten Inhalts platziert werden.
Genau das tun wir bei Nomadia – gestützt auf die Digital Adoption Platform WalkMe –, um das Nutzererlebnis unserer Lösungen kontinuierlich zu verbessern, Nutzer dabei zu helfen, im Alltag produktiver zu sein, und um auf ihre Bedürfnisse einzugehen.
WalkMe ist standardmäßig in drei Nomadia-Produkte integriert: Opti-Time Field Service, TourSolver und Territory Manager. Bis heute haben unsere Teams mehr als 160 Schritt-für-Schritt-Leitfäden erstellt – und erstellen jeden Monat neue, um Nutzer zu begleiten, den Funktionsreichtum der Tools zu entdecken und ihre Autonomie zu stärken.
Wenn Sie Nutzer einer dieser Lösungen sind, dürfen Sie sich rund um den 1. Mai auf eine neue Überraschung freuen.
Erster Hinweis: Sie werden spielen dürfen! Zweiter Hinweis: Der 1. Mai ist der Tag der Maiglöckchen …
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Häufig gestellte Fragen
FAQ: Alles, was Sie über die Optimierung Ihres Außendienstes wissen müssen
Wie lange dauert es, bis sich die Investition auszahlt?
In der Regel zwischen 3 und 6 Monaten, je nach Reifegrad der Organisation und dem Grad der Umsetzung, wobei zunächst schnelle Kosteneinsparungen erzielt werden, gefolgt von einem allmählichen Umsatzwachstum.
Mit welchen Instrumenten lässt sich ein Vertriebsteam optimieren?
Ein CRM, eine Routenoptimierungssoftware und Tools für das Vertriebsmanagement.
Wie können wir die Leistung der Vertriebsmitarbeiter verbessern?
Mit klaren (SMART-)Zielen, Coaching und Tools, die die Zeit ohne Verkaufsaktivitäten reduzieren.
Warum sollte man seinen Kundenstamm segmentieren?
Um Ihre Vertriebsabdeckung zu verbessern und Ihre Effizienz zu steigern
Welche KPIs sollten Vorrang haben?
Konversionsrate, Anzahl der Besuche, Kosten pro Besuch und Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter.
Verbessert die Optimierung die Einhaltung der Vorschriften?
Ja, insbesondere dank Rückverfolgbarkeit und optimierter Planung, die in bestimmten regulierten Branchen unverzichtbar sind.
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