¡Cuidado con la hiperpersonalización y las aplicaciones de tipo « botón único»!
- 19/06/2026
- 15:57
Tiempo de lectura : 2 min
Responsable de marketing de contenidos
Todo el mundo sueña con soluciones empresariales que puedan desplegarse de un día para otro y ser adoptadas inmediatamente por los usuarios porque responden perfectamente a sus necesidades. Sin embargo, la realidad suele ser muy distinta: las solicitudes de personalización y las necesidades de integración retrasan los proyectos y, en ocasiones, van en contra de los beneficios esperados. ¿Una fatalidad?
«Totalmente parametrizable»: esta es una característica que suena muy positiva en la descripción de un software empresarial. ¿No es la promesa de un software perfectamente adaptado a las necesidades de la empresa que lo va a adquirir? En realidad, detrás de estas dos palabras se esconden varios riesgos que pueden retrasar considerablemente la puesta en marcha de una nueva herramienta, reducir su valor y su alcance, e incluso encerrar a la empresa en problemas de escalabilidad difíciles de resolver. Aquí tienes tres preguntas que deberías plantearte —y plantear a los proveedores que evalúes— para evitar estos problemas y sacar el máximo provecho del software empresarial con el que equipas tu organización.
Sommaire
¿Parametrizable sí, pero por quién?
A partir de mediados de los años 80, la aparición de los progiciales —especialmente los sistemas de gestión integrada o ERP— supuso una revolución para las empresas. Hasta entonces, la única forma de informatizarse era desarrollar o encargar software a medida, un proceso largo y costoso que solo las grandes empresas podían permitirse. Con los progiciales surgió la posibilidad de equiparse a menor coste gracias a software estándar que solo había que parametrizar. “Solo” era un eufemismo: aunque ya no era necesario escribir miles de líneas de código para disponer de una herramienta operativa, la parametrización seguía siendo un asunto de especialistas, es decir, de informáticos internos o externos encargados de adaptar la herramienta “estándar” a las necesidades específicas de la empresa. Los menos jóvenes recuerdan al menos uno de esos proyectos de implantación de ERP o CRM que no terminaban nunca y cuya parametrización acababa costando cientos de días de trabajo y millones de euros (o de francos, en su momento).
Hoy ya no estamos en ese escenario. Desde entonces, la oferta de software se ha:
- diversificado y verticalizado para responder a las necesidades operativas de los distintos departamentos de la empresa (RR. HH., ventas, logística, marketing, contabilidad y finanzas, distribución, planificación, etc.);
- convertido en un bien más accesible, especialmente gracias al modelo SaaS (Software-as-a-Service), que hace pensar en herramientas estándar listas para usar una vez contratado el servicio.
A pesar de estas evoluciones, la implantación de un nuevo software empresarial nunca es tan sencilla como se suele afirmar, no solo por cuestiones de gestión del cambio, sino también desde un punto de vista técnico. Si la parametrización ha sustituido al desarrollo específico, sigue siendo necesario saber qué competencias se requieren para llevarla a cabo: ¿hay que ser especialista del software en cuestión? ¿un experto del negocio y sus procesos? ¿serán necesarios consultores externos? ¿puede el área de negocio ser autónoma en la configuración de las funcionalidades que necesita? ¿es realmente accesible para un no técnico o hay que apoyarse en el departamento de sistemas?
Las respuestas a estas preguntas tienen un impacto directo en el coste y la duración del proyecto y, posteriormente, en la capacidad de la empresa para hacer evolucionar la solución cuando surgen nuevas necesidades.
Personalizable sí, pero ¿hasta qué punto?
Lo que generalmente motiva la adquisición de un nuevo software empresarial es la voluntad de modernizar los procesos existentes, estén o no ya informatizados, y ganar eficiencia en la ejecución de las tareas diarias. Ante las posibilidades de parametrización de los softwares actuales, muchas empresas no resisten la tentación de llevar la personalización al extremo para disponer de una herramienta que se ajuste exactamente a sus necesidades. Así, se embarcan en reconfiguraciones completas, desarrollos complementarios, añadidos de funcionalidades, modificaciones de interfaces de usuario y muchas otras transformaciones que consumen tiempo y las alejan cada vez más de la solución estándar.
Por supuesto, cada empresa tiene sus especificidades culturales y organizativas, y algunas personalizaciones son inevitables independientemente del software, aunque solo sea porque debe integrarse en el entorno existente e interconectarse con otras aplicaciones. Esto puede ser más o menos complejo, pero es indispensable si se quiere que la nueva herramienta cumpla su función. Sin embargo, todos los jefes de proyecto coinciden en que:
- muchas solicitudes de personalización por parte de los usuarios finales o de la dirección buscan, de forma más o menos consciente, reproducir lo que ya existía antes, incluso aquello que no era óptimo;
- la voluntad de cubrir desde el inicio todos los casos de uso y situaciones posibles suele retrasar la puesta en producción de una nueva herramienta, mientras que la versión estándar ya cubre el 80 % o 90 % de la actividad.
Esto no está exento de riesgos. El primero es perder de vista la razón principal por la que se eligió inicialmente esta solución: modernizar y racionalizar los procesos y evolucionar las formas de trabajo internas, apoyándose en las buenas prácticas que el editor ha incorporado en su software gracias a su conocimiento del sector o del negocio, adquirido a partir de cientos o incluso miles de otras empresas clientes.
El segundo riesgo es haber adaptado tanto el software, haberlo convertido en una herramienta tan específica, que resulte muy difícil beneficiarse de las actualizaciones que el proveedor lanza regularmente, salvo que se vuelva a repetir en cada nueva versión el proceso de ultrapersonalización, con todo lo que ello implica en costes y plazos. Si no se realiza este esfuerzo, la empresa se priva de las mejoras funcionales y evoluciones aportadas por las nuevas versiones. Termina así con una herramienta rígida y menos eficiente, ya que deja de responder a los estándares del mercado, a las buenas prácticas del sector y, por tanto, a las expectativas de los usuarios.
Antes de adquirir la solución que te interesa, es clave preguntarse en qué medida sus funcionalidades estándar responden a las necesidades de tu organización y de tus usuarios. Conviene limitar las personalizaciones a lo estrictamente indispensable e invertir desde el inicio del proyecto en la gestión del cambio: implicando a los usuarios y ayudándoles a descubrir lo que les aportará su futura herramienta de trabajo, se evitan bloqueos, rechazos y solicitudes de personalización innecesarias.
Facilidad de uso sí, pero ¿a qué precio?
En materia de interfaz y experiencia de usuario, las aplicaciones web de consumo masivo nos han impuesto códigos y estándares que los profesionales esperan encontrar ahora en sus herramientas empresariales, especialmente en las aplicaciones móviles. En muchos trabajos de campo, el usuario final no tiene como objetivo convertirse en un experto en el software que utiliza. Solo quiere herramientas simples que respondan a sus necesidades operativas diarias sin exigir horas o incluso días de aprendizaje. El papel de los diseñadores UX consiste precisamente en crear aplicaciones e interfaces intuitivas que oculten al usuario final la complejidad técnica subyacente, al mismo tiempo que lo guían hacia un uso óptimo de las funcionalidades disponibles.
Sin embargo, hay que tener cuidado con las aplicaciones 100% «de un solo botón», cuya simplicidad atractiva puede ir acompañada de pobreza funcional, opacidad, falta de apertura y, en última instancia, una utilidad real limitada. En otras palabras, dinero mal invertido…
Asegúrese de que las aplicaciones móviles empresariales con las que quiere equipar a sus repartidores, técnicos o fuerza de ventas no sean «cajas negras», imposibles de integrar con las demás herramientas críticas de su organización, especialmente sus herramientas de planificación y optimización de rutas o intervenciones.
Con nuestras soluciones de planificación y nuestras aplicaciones móviles profesionales, sus empleados tienen la garantía de encontrar el lenguaje, las tareas y los procesos propios de su actividad. Así ahorra tiempo en parametrización y reduce los costes de personalización e integración.
Si aun así desea ir más lejos y, a pesar de todo lo explicado, construir un entorno ultra personalizado a partir de nuestras soluciones, no hay ningún impedimento: son abiertas y, con las competencias adecuadas, totalmente parametrizables.