Herausforderungen der Auftragsvorbereitung mit Automatisierung bewältigen

Kunden erwarten, die gewünschten Produkte in der richtigen Menge, in einwandfreiem Zustand und innerhalb der versprochenen Frist zu erhalten. Die Auftragsvorbereitung, einschließlich Picking und Packing vor dem Versand, ist daher ein wesentlicher Schritt in der Lieferkette. Spezielle digitale Tools ermöglichen Zeit- und Effizienzgewinne und reduzieren die Fehlerquote.

Jede Unregelmäßigkeit bei der Vorbereitung eines Auftrags kann schwerwiegende Folgen haben. Aufgrund einer falschen Referenz, einer fehlerhaften Verpackung, die das Produkt beschädigt hat, oder einer unzureichenden Menge kann der Kunde eine Erstattung, eine Rücksendung oder einen Austausch verlangen. Für den Verkäufer entstehen dadurch zusätzliche Kosten. Vor allem beeinträchtigt eine solche Situation jedoch die Kundenzufriedenheit und das Markenimage des Unternehmens.

Die Auftragsvorbereitung zu optimieren, sowohl im Hinblick auf Schnelligkeit als auch auf Zuverlässigkeit, ist daher entscheidend. Dies beginnt mit dem Transport der Waren vom Lager in den Verpackungsbereich. Dabei sind zwei Organisationsmodelle möglich:

Anschließend muss der Kommissionierer die Artikelnummern und Mengen prüfen, die Produkte ordnungsgemäß verpacken und, in Unternehmen, die noch Papierdokumente verwenden, den Lieferschein ausdrucken. Im letzten Schritt wird das Paket in den Versandbereich gebracht, wo es vom Transportunternehmen oder Zusteller abgeholt wird.

Wie digitale Lösungen eine optimierte Auftragsvorbereitung unterstützen

Das Picking ist der zeitaufwendigste und ressourcenintensivste Schritt. Gleichzeitig ist es der kritischste Prozessabschnitt, da sich selbst kleinste Probleme auf den weiteren Ablauf auswirken können. Eine Software für die Auftragsvorbereitung definiert die optimale Route im Lager. Dabei berücksichtigt sie die räumliche Anordnung, die Anzahl der Artikel, die Art der Waren und die zu entnehmenden Mengen. Anschließend zeigt ein Leitsystem dem Mitarbeiter, welche Lagerplätze er aufsuchen muss, beispielsweise per Sprachsteuerung oder über Leuchtanzeigen.

Generell werden digitale Lösungen empfohlen, um die Produktivität zu steigern und die gesamte Lieferkette reibungsloser zu gestalten.

Das Scannen des Barcodes jedes Artikels führt zu einer automatischen Aktualisierung der verbleibenden Mengen im Lager. Bei Bedarf wird sofort eine Nachbestellung ausgelöst, um Fehlbestände zu vermeiden.

Dank einer speziellen Benutzeroberfläche werden Kunden außerdem jederzeit über den Status ihrer Bestellung informiert. Von der Vorbereitung bis zum Empfang des Pakets durch den Empfänger, über die Übergabe an den Transportdienstleister und jede wichtige Etappe des Transportwegs hinweg, erhält der Kunde eine Echtzeitübersicht. Diese Nachverfolgung schafft Sicherheit. Selbst wenn es gelegentlich zu Verzögerungen kommt, reagieren informierte Käufer in der Regel verständnisvoller. Neben einer möglichst weitgehenden Digitalisierung und einer Konfiguration, die an die spezifischen Anforderungen und Einschränkungen des Unternehmens angepasst ist, sind transparente Kommunikation und hohe Reaktionsfähigkeit die Grundlagen eines leistungsfähigen Auftragsmanagements.