Sommerplanung: 3 effektive Lösungen, um das sommerliche Planungschaos zu vermeiden

06/08/2026
11:55

Lesezeit : 2 min

Lucie Monnot

Content Marketing Manager

Für Ihr Geschäft ist es erfreulich, dass die Außendienstaktivitäten während der beiden Sommermonate nicht zum Stillstand kommen. Aber wie können Sie den Betrieb „sicherstellen“, wenn die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter die Erstellung der Einsatzpläne erschweren?

In vielen Branchen ist der Sommer keineswegs eine Nebensaison für Außendiensteinsätze, ganz im Gegenteil. Im B2B-Bereich werden bestimmte Einsätze, beispielsweise die Wartung von Heizungsanlagen in Schulen und anderen kommunalen Einrichtungen, bevorzugt in dieser Zeit durchgeführt. Auch B2C-Unternehmen sind davon betroffen, da viele Privatpersonen ihren Urlaub nutzen, um Renovierungsarbeiten zu beauftragen, sich Materialien oder Möbel liefern zu lassen oder im Rahmen der Energiewende noch vor dem Winter ein neues Heizsystem installieren zu lassen. Für Unternehmen, die nicht einfach eine vollständige jährliche Betriebsschließung praktizieren, besteht die Herausforderung darin, über ausreichend Personal für diese Aufgaben zu verfügen, obwohl ihre Außendienstmitarbeiter:

Wartungstechniker,
Monteure,
Zusteller,
Diagnostiker,
Experten,
Zählerableser,

– aufgrund ihres wohlverdienten Urlaubs weniger zahlreich sind.

Das wichtigste Prinzip: frühzeitig planen!

Die Urlaubstermine Ihrer Mitarbeiter lassen sich lange vor Beginn der Sommersaison problemlos planen. Die Zeiträume für die Urlaubsnahme werden häufig durch den Tarifvertrag oder die für das Unternehmen geltende Vereinbarung festgelegt. So haben Mitarbeiter, sofern keine Ausnahmeregelung gilt, gesetzlich das Recht, während des gesetzlichen Zeitraums vom 1. Mai bis zum 31. Oktober zwölf zusammenhängende Werktage Urlaub zu nehmen. Denken Sie daran, dass Sie als Arbeitgeber:

Ihren Mitarbeitern den Zeitraum für die Urlaubsnahme mindestens zwei Monate vor dessen Beginn mitteilen müssen;
die Urlaubstermine Ihrer Mitarbeiter weniger als einen Monat vor dem ursprünglich geplanten Beginn nicht mehr ändern dürfen.

Wenn Ihr Unternehmen den gesamten Sommer über arbeitet, ist es am sinnvollsten, Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich aufzufordern, ihren Urlaub zu beantragen. So können Sie:

möglichst viele Mitarbeiter bei ihren gewünschten Urlaubsterminen zufriedenstellen und gleichzeitig die bereits für den Sommer geplanten Tätigkeiten und Einsätze jedes Mitarbeiters berücksichtigen;
sicherstellen, dass jede Woche alle Kompetenzbereiche abgedeckt sind. Dadurch können Sie nicht nur die üblichen Touren und bereits geplanten Einsätze durchführen, sondern auch neue Kunden schnellstmöglich zufriedenstellen, auf unvorhergesehene Anfragen bestehender Kunden reagieren und selbstverständlich Notfälle bewältigen.

Eine sehr frühzeitige Planung gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, die Einstellung von Zeitarbeitskräften oder unbefristet Beschäftigten zur vorübergehenden Verstärkung Ihrer Teams rechtzeitig vorzubereiten. Angesichts der aktuellen Engpässe in bestimmten Berufen ist eine frühzeitige Planung unerlässlich. Zeitarbeitsagenturen finden zwar jederzeit kurzfristig einen Fahrer oder Zusteller für Sie. Schwieriger wird es, wenn Sie für die erste Augusthälfte zehn Personen benötigen oder wenn Sie einen Wartungstechniker suchen, der eine bestimmte Marke oder einen bestimmten Gerätetyp kennt. Je früher Sie Ihren Bedarf den Personalvermittlungen mitteilen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Ihnen Personen mit dem richtigen Profil sowie den erforderlichen Kompetenzen und Erfahrungen vorstellen können.7

Wenn Sie für bestimmte Touren oder Einsätze regelmäßig Subunternehmer beauftragen, können Sie Ihren Partnern durch eine frühzeitige Planung der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter außerdem mehr Planungssicherheit geben. So können auch sie sich entsprechend organisieren.

Setzen Sie auf Flexibilität

Eine vorübergehende Verringerung Ihrer Belegschaft oder der verstärkte Einsatz externer Verstärkung sollte Sie nicht daran hindern, die Nachfrage so effizient wie möglich zu bedienen. Dafür benötigen Sie insbesondere eine gewisse Flexibilität bei der Definition Ihrer Einsatzgebiete oder der üblichen Lieferzonen. Wenn der Zusteller aus Zone A drei Wochen im Urlaub ist, muss Ihr Unternehmen sicherstellen, dass die Zusteller aus den angrenzenden Zonen B und C ihn unter guten Bedingungen vertreten können.

Mit unserer Lösung zur Gebietsaufteilung Territory Manager können Sie bestehende Einsatzgebiete problemlos für einen bestimmten Zeitraum ändern. Die Lieferpunkte aus Zone A können nach den von Ihnen gewählten Kriterien auf die Zusteller der Zonen B und C verteilt werden. Berücksichtigt werden können beispielsweise die bekannte Arbeitslast, der Ausgangspunkt der Zusteller, die maximale Entfernung, die sie auf einer Tour zurücklegen können, geografische Einschränkungen sowie besondere Anforderungen bestimmter Lieferpunkte, etwa eine Lieferung ausschließlich am Vormittag.

**** Wenn Sie diese vorübergehende Neuaufteilung der Gebiete lange vor Beginn der Urlaubszeit vornehmen, überraschen Sie Ihre Mitarbeiter nicht. Sie beziehen sie in die Definition ihres Liefer- oder Einsatzgebiets ein und können den Umfang gemeinsam mit ihnen verfeinern, indem problematische Lieferpunkte oder Kunden, beispielsweise aufgrund ihrer abgelegenen Lage, manuell neu zugewiesen werden. So stellen Sie nicht nur sicher, dass das gesamte zu versorgende Gebiet den ganzen Sommer über abgedeckt ist, sondern vermeiden auch kurzfristige Einwände Ihrer Mitarbeiter.

Diese Empfehlung gilt auch für Ihre Subunternehmer und Partner. Wenn Sie ihnen mehrere Wochen im Voraus die Karte des Gebiets übermitteln, für das sie in diesem Sommer verantwortlich sein werden, und ihnen Informationen zu den zu betreuenden Kunden bereitstellen, können sie sich optimal organisieren. Das schafft Vorteile für alle Beteiligten.

Vereinfachen Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter

Um die Rentabilität Ihres Unternehmens zu schützen und Ihre Kunden zufriedenzustellen, müssen Sie die Verteilung der Einsätze zwischen den verfügbaren Mitarbeitern und deren Touren im Sommer mehr denn je optimieren, unabhängig davon, ob es sich um regelmäßige oder variable Touren handelt. Bei einer geringeren Belegschaft ist es noch wichtiger als sonst, dass die Mitarbeiter weniger Kilometer zurücklegen und möglichst viel Zeit beim Kunden verbringen. Genau dabei unterstützen Sie die Nomadia-Softwarelösungen. Mit Nomadia Delivery können Sie beispielsweise auf Basis einer einfachen Adressdatei automatisch eine optimale Tour berechnen.

- Die Software berücksichtigt Geschwindigkeitsbegrenzungen und bestimmt die Reihenfolge der Lieferadressen so, dass die Kilometerzahl minimiert und die Anzahl der im Laufe des Tages bedienten Lieferpunkte maximiert wird.
- Indem Sie die theoretische Dauer jedes Einsatztyps festlegen, erstellen Sie für jeden Mitarbeiter realistische Einsatzpläne und Fahrtenbücher. Diese können eingehalten werden, weil der Algorithmus die Gegebenheiten vor Ort und die berufsspezifischen Einschränkungen berücksichtigt.
- Ein zusätzlicher Vorteil: Sie können Ihren Subunternehmern und Partnern vorübergehend Zugriff auf unsere Optimierungssoftware gewähren, um Informationen auszutauschen und ihnen zu ermöglichen, ebenfalls optimierte Touren auf Grundlage Ihrer eigenen Kriterien zu berechnen.
Damit jede Tour und jeder Einsatz für Ihre Mitarbeiter und Kunden unter den bestmöglichen Bedingungen abläuft, benötigen Ihre Außendienstmitarbeiter nicht nur realistische Tourenpläne, sondern auch alle Informationen, die sie für eine erfolgreiche Durchführung benötigen. Das gilt insbesondere, wenn sie außerhalb ihres üblichen Gebiets oder bei ihnen unbekannten Kunden tätig sind. Eine mobile Fachanwendung erspart ihnen unnötigen Stress und Zeitverlust. Wie? Sie führt sie auf der Fahrt, ohne dass sie jede Adresse in ein separates Navigationsgerät eingeben müssen, zeigt ihnen den Zweck jedes Einsatzes klar an und gewährt ihnen Zugriff auf die Merkmale der Anlagen und Geräte sowie auf die Kundenhistorie. Mit unseren mobilen Fachanwendungen erfolgt all dies über eine einzige Oberfläche. Über diese können Ihre Mitarbeiter und Subunternehmer außerdem Beginn und Ende ihrer Einsätze melden sowie Einsatzberichte erstellen. Das ist deutlich einfacher und schneller, als zwischen mehreren Anwendungen zu wechseln. Gleichzeitig können Ihre Mitarbeiter die administrativen Aufgaben direkt vor Ort erledigen und die schönen Sommerabende entspannt genießen.

Uns ist bewusst, dass der Sommer bereits weit fortgeschritten ist und es etwas spät ist, Ihnen eine frühzeitige Planung zu empfehlen. Da die Frage der Sommerplanung jedoch jedes Jahr aufs Neue aufkommt, warum sollten Sie dieses Planungschaos nicht endgültig beseitigen? Entdecken Sie, wie unsere Lösungen Ihre Planungsteams und mobilen Mitarbeiter dabei unterstützen können, effizienter zu arbeiten, im Sommer wie im Winter.

Häufig gestellte Fragen

FAQ: Alles, was Sie über die Optimierung Ihres Außendienstes wissen müssen

Wie lange dauert es, bis sich die Investition auszahlt?

In der Regel zwischen 3 und 6 Monaten, je nach Reifegrad der Organisation und dem Grad der Umsetzung, wobei zunächst schnelle Kosteneinsparungen erzielt werden, gefolgt von einem allmählichen Umsatzwachstum.

Mit welchen Instrumenten lässt sich ein Vertriebsteam optimieren?

Ein CRM, eine Routenoptimierungssoftware und Tools für das Vertriebsmanagement.

Wie können wir die Leistung der Vertriebsmitarbeiter verbessern?

Mit klaren (SMART-)Zielen, Coaching und Tools, die die Zeit ohne Verkaufsaktivitäten reduzieren.

Warum sollte man seinen Kundenstamm segmentieren?

Um Ihre Vertriebsabdeckung zu verbessern und Ihre Effizienz zu steigern

Welche KPIs sollten Vorrang haben?

Konversionsrate, Anzahl der Besuche, Kosten pro Besuch und Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter.

Verbessert die Optimierung die Einhaltung der Vorschriften?

Ja, insbesondere dank Rückverfolgbarkeit und optimierter Planung, die in bestimmten regulierten Branchen unverzichtbar sind.

Unsere neuesten Artikel: