Ottimizzazione del carico di lavoro: strategia delle attività sul sito
Consegna di beni e servizi direttamente alla porta del cliente presenta sempre sfide legate a picchi e cali di attività, per cui livellare il carico di lavoro – cioè equilibrare la distribuzione dello sforzo nel tempo in funzione della capacità produttiva e delle risorse disponibili – è fondamentale per le prestazioni operative e la redditività.
Mentre i responsabili e i pianificatori si impegnano quotidianamente per regolare molteplici variabili al fine di soddisfare il maggior numero possibile di clienti, è altresì necessario adottare una visione a medio e lungo termine per poter prendere decisioni in anticipo – siano esse amministrative, formative o di reclutamento – e garantire un’adeguata corrispondenza tra la capacità produttiva dei loro team e il carico di lavoro prevedibile.
Migliore comprensione attraverso l’analisi
È vero che non esiste un modo sicuro per prevedere il futuro, ma analizzare il passato è sempre un modo utile per comprendere come funziona il business e quindi pianificare carichi di lavoro realistici a medio termine.
Prima di tentare qualsiasi strategia di livellamento del carico di lavoro, analizzare lo storico dei dati operativi (per esempio dell’anno n-1) permette di identificare squilibri nel tempo (picchi e cali di attività, stagionali o a breve termine), così come discrepanze tra la capacità operativa delle risorse e il carico di lavoro (per agenzia, team, persona, mese, settimana…), e di rilevare casi di sovra o sotto capacità.
I dati aziendali rappresentati graficamente, come quelli generati da Nomadia con la sua soluzione di gestione dei servizi sul campo, permettono di identificare squilibri e discrepanze, oltre alle cause sottostanti.
L’utente può accedere immediatamente a rappresentazioni dei dati sottostanti secondo diversi assi (temporali o organizzativi) e variabili (anno, trimestre, mese, settimana, agenzia, team, collaboratore), e può esplorare queste informazioni in modo approfondito e costruttivo.
Desequilibrios en la carga de trabajo mostrados gráficamente, antes del alisado/suavizado
Squilibri nel carico di lavoro mostrati graficamente, prima del livellamento
Questa fase esplorativa è fondamentale, poiché le deviazioni e discrepanze che mette in evidenza sono spesso indicative dei problemi reali che devono essere affrontati con urgenza, e la loro risoluzione può comportare decisioni chiave per l’azienda e la sua strategia generale, come per esempio:
Una distribuzione disomogenea del portafoglio clienti, che richiede una riprogettazione della segmentazione territoriale o la rilocalizzazione delle agenzie;
La necessità di migliorare le competenze o qualifiche di alcune risorse, attraverso formazione o riallocazione del personale;
La necessità di correggere il rapporto tra il numero di missioni e le risorse umane per agenzia, mediante campagne di reclutamento o riallocazione geografica di alcuni membri del personale.
Prevedere e simulare per un livellamento ottimale: realistico e raggiungibile
Sulla base dei dati operativi dell’anno N e/o N-1, i nuovi strumenti di pianificazione ti permetteranno di generare previsioni realistiche per gli anni N+1 e/o N+2 (o anche oltre).
Applicando poi il modello operativo a queste previsioni, potrai creare simulazioni per valutare diversi scenari di crescita o piani di riorganizzazione, inclusi nuovi ingressi o riduzioni di personale, a seconda dei risultati ottenuti.
Queste simulazioni ti aiuteranno a prendere decisioni strategiche rispondendo a domande chiave quali:
Saremo in grado di sostenere il carico, in termini di capacità, se il numero di missioni aumenterà del X%?
Cosa succederà se trasferiamo risorse da un’agenzia a un’altra?
Dovremmo sostituire chi se ne va con una persona dal profilo equivalente?
Quante persone dovremmo assumere se la domanda aumentasse improvvisamente?
Per supportare un nuovo tipo di offerta commerciale, dovremmo riqualificare il personale esistente o reclutare nuovo personale? Quali nuovi squilibri potrebbe generare questa decisione?
Configurando le ipotesi nella soluzione, la previsione prodotta terrà conto delle tue scelte strategiche, ma non dimenticare: non è ancora ottimizzata.
Questa previsione evidenzierà squilibri nella distribuzione delle risorse o picchi di attività in alcuni periodi che dovrai correggere.
È a questo punto che entra in gioco il livellamento del carico di lavoro.
Un’operazione che richiede strumenti di ottimizzazione avanzati e che può essere gestita in due modi:
Livellamento automatico, effettuato da un motore di ottimizzazione programmato per applicare le tue regole di pianificazione insieme a una serie di vincoli definiti per un gruppo di risorse in un periodo determinato;
Livellamento manuale, per gestire eventi eccezionali e imprevisti, perfezionare i dettagli e ottenere la pianificazione più equilibrata possibile, tenendo conto delle tue risorse e limitazioni.
Nomadia Field Service può gestire tutte le operazioni di livellamento e messa a punto, sia che tu lavori sui dati storici raccolti, sia che produca previsioni e simulazioni visualizzabili in tempo reale e graficamente, quotidianamente.
Quando tutti i tuoi segnali e indicatori saranno sul verde, potrai essere certo di aver raggiunto il livellamento ottimale del carico di lavoro – almeno secondo i criteri e parametri sotto il tuo controllo…
Carichi di lavoro ottimizzati, dopo il livellamento