Fachanwendungen: Die 6 unverzichtbaren Funktionen für Techniker
- 06/08/2026
- 14:06
Lesezeit : 2 min
Lucie Monnot
Content Marketing Manager
Mobile Fachanwendungen sollen die Produktivität Ihrer Außendienstteams steigern. Dafür müssen sie jedoch tatsächlich den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter entsprechen.
Inhaltsverzeichnis
Die Arbeit von Technikern im Außendienst mit mobilen Anwendungen optimieren
Wenn Techniker bei Kunden im Einsatz sind, müssen sie eine Reihe von Aufgaben erledigen, die zwar nicht unmittelbar zu ihrem Beruf gehören, aber entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Aktivitäten und damit für die Rentabilität des Unternehmens und die Zufriedenheit seiner Kunden sind. Mobile Fachanwendungen bieten Außendienstmitarbeitern heute wertvolle Unterstützung und Produktivitätstools. Sie helfen ihnen, ihre Arbeit besser zu organisieren, ihre Zeit beim Kunden zu optimieren und den Aufwand für vorbereitende und administrative Aufgaben zu reduzieren, die mit ihren Einsätzen verbunden sind. Wenn Sie Ihre Techniker mit einer mobilen Lösung ausstatten möchten, die ihren Erwartungen wirklich entspricht, lautet unsere erste Empfehlung:
Verwenden Sie nicht zu viele Anwendungen!
Jeden Bedarf und jeden Aufgabentyp mit einer eigenständigen mobilen Anwendung abzudecken, zwingt Ihre Techniker dazu, zwischen Tools zu wechseln, die möglicherweise nicht miteinander kommunizieren und einer unterschiedlichen Logik folgen. Das kann Ihre Techniker verärgern, sie von der Nutzung abhalten oder sie sogar dazu verleiten, beliebige kostenlose Anwendungen auf ihrem beruflichen Smartphone oder Tablet zu installieren. Diese bieten zwar die gewünschten Funktionen, garantieren aber weder langfristige Verfügbarkeit und Betriebskontinuität noch den Schutz der Daten. Die Auswahl einer integrierten und vollständigen Fachanwendung ist daher sinnvoller, als mehrere funktionsbeschränkte Anwendungen verschiedener Anbieter einzusetzen. Dafür sprechen zwei wichtige Gründe:
- Ihre Techniker müssen nur ein Tool beherrschen und haben vor allem über eine einzige Oberfläche Zugriff auf alles, was sie für eine effiziente Arbeit im Außendienst benötigen;
- Sie vermeiden Synchronisationsprobleme zwischen heterogenen Anwendungen sowie Probleme beim bidirektionalen Datenaustausch mit den verschiedenen Anwendungskomponenten des zentralen Informationssystems Ihres Unternehmens.
Bevor wir auf die unverzichtbaren Funktionen eingehen, sollten Sie außerdem auf den Grad der Individualisierung achten, den die von Ihnen ausgewählte mobile Lösung ermöglicht. Ihre Techniker üben nicht alle exakt denselben Beruf aus und haben daher auch nicht genau dieselben Anforderungen. Bei einem Fensterbauunternehmen benötigt der Mitarbeiter, der vor der Fertigung die Maße aufnimmt, beispielsweise grundsätzlich andere Tools und Informationen als der Techniker, der die Fenster montiert. Die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche, die hervorzuhebenden Informationen und die verfügbaren Funktionen einfach für jede Kategorie von Außendienstmitarbeitern oder sogar für jeden einzelnen Techniker anzupassen, ist besonders wichtig, wenn Sie eine schnelle Akzeptanz und eine regelmäßige Nutzung durch die Anwender erreichen möchten.
Die 6 wichtigsten Funktionen einer guten Fachanwendung
Unabhängig von Ihrer Branche müssen Ihre mobilen Techniker in ihrer Fachanwendung zwei Kategorien von Funktionen vorfinden: Funktionen für die Arbeitsorganisation, die Transparenz über die Auslastung und die täglich auszuführenden Einsätze schaffen, sowie Funktionen, die die Durchführung technischer und administrativer Aufgaben erleichtern.
Dynamischer Kalender
Der Kalender ist zugleich Dreh- und Angelpunkt jeder mobilen Fachanwendung. Damit er im Außendienst wirklich nützlich ist, muss er dynamisch sein. Das bedeutet, dass er alle Änderungen und Ereignisse, die während eines Arbeitstages auftreten können, in Echtzeit berücksichtigen und abbilden muss. Dazu gehören insbesondere kurzfristige Absagen, sei es durch den Kunden oder aufgrund einer Verspätung, die der Techniker im Verlauf seiner Tour verursacht hat und die ihn dazu zwingt, die gegenüber den Kunden angekündigten Zeiten zu verschieben oder bestimmte Einsätze neu zu planen.
Dank der permanenten bidirektionalen Verbindung zwischen der mobilen Anwendung und der zentralen Software für Terminvereinbarung und Planung gilt:
- Die individuellen Kalender sind jederzeit aktuell und werden automatisch neu berechnet, um Absagen und mögliche Notfälle zu berücksichtigen;
- der Techniker kann einen Termin direkt in seiner Anwendung verschieben und neu planen, ohne das Planungsteam einzuschalten oder den Kunden um eine neue Terminvereinbarung zu bitten.
Mit den Optimierungslösungen und der mobilen Fachanwendung von Nomadia werden Technikern, die bei ihrem Kunden einen Termin planen, voroptimierte Zeitfenster vorgeschlagen. Diese entsprechen ihrer Verfügbarkeit und berücksichtigen den geografischen Standort des Kunden. So können sie dem Kunden sicher einen Termin anbieten, den sie zuverlässig einhalten können und der sich in ihre Auslastung integrieren lässt, ohne andere Termine infrage zu stellen oder eine bereits geplante Tour grundlegend zu verändern.
Optimierte Touren
Der Tourenplan, auf den Techniker über ihre mobile Anwendung zugreifen, ist nur dann sinnvoll, wenn er direkt mit dem Kalender verbunden und so optimiert ist, dass die Fahrzeit zugunsten einer höheren Anzahl von Einsätzen minimiert wird. Die automatische Neuberechnung der Touren bei Änderungen im Kalender gewährleistet realistische Arbeitstage für die Techniker. Das gilt umso mehr, wenn das Optimierungstool so konfiguriert ist, dass es die geschätzte Dauer jedes Einsatzes in die Tourenberechnung einbezieht. Die gemeinsame Berücksichtigung von Einsatzdauer und Fahrtzeiten ermöglicht außerdem die Kommunikation deutlich genauerer und zuverlässigerer Ankunftszeiten an die Kunden sowie den automatischen Versand von E-Mails oder SMS, um sie bei Verzögerungen über die geplante Ankunftszeit zu informieren.
Detaillierte Einsatzberichte
Für jeden Abschnitt seiner Tour benötigt der Techniker zuverlässige Informationen zum Einsatzort und zur Art des durchzuführenden Einsatzes. In einer integrierten mobilen Anwendung enthält der Einsatzbericht die genaue Adresse des Kunden und seine Kontaktdaten sowie gegebenenfalls Informationen zur Zugänglichkeit, beispielsweise Zugangscodes, Stockwerk, Parkmöglichkeiten oder Öffnungszeiten. Dadurch vermeidet der Techniker unnötigen Zeitverlust.
Je nach gewünschtem Integrationsgrad kann der Einsatzbericht zusätzlich zur Beschreibung der geplanten Aufgaben auch die Liste der benötigten Werkzeuge und Ersatzteile enthalten. Vor Beginn seiner Tour kann der Techniker dann alles, was er für die einzelnen Einsätze benötigt, in sein Fahrzeug laden und vermeiden, wegen eines fehlenden Ersatzteils oder Werkzeugs zurückkehren zu müssen.
Es spricht nichts dagegen, im Einsatzbericht Hinweise zum Kontext des Einsatzes aufzunehmen. Der Techniker wird einem Kunden möglicherweise anders begegnen, wenn er weiß, dass sein Unternehmen innerhalb von weniger als einem Monat bereits zweimal wegen desselben Problems beim Kunden war. Der Zugriff auf die im CRM hinterlegte Historie der Kundenbeziehung ermöglicht es ihm, gegenüber einem Kunden, der durch wiederholte Probleme möglicherweise verärgert ist, angemessen aufzutreten.
Integrierte Dokumentenbasis
Die mobile Anwendung des Technikers ist der zentrale Zugang zu allen Dokumentationsressourcen, die er beim Kunden benötigen kann: technische Merkmale der installierten oder zu installierenden Anlagen, Referenzen der Ersatzteile, Wartungshistorie und vieles mehr. Dokumentenbasen sind nicht auf PDF-Dokumente beschränkt. Sie können heute auch Videos und Tutorials integrieren, die Einsätze an Anlagen erleichtern, mit denen der Techniker noch nicht vertraut ist, oder an neuen Gerätemodellen.
Fachspezifische Verfahren und Aufgabenlisten
Die Einhaltung von Installations-, Wartungs- und Reparaturverfahren schützt das Unternehmen, seine Kunden und seine Techniker. Durch den Zugriff auf eine präzise Beschreibung jedes Verfahrens kann die mobile Anwendung sicherstellen, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge, gemäß den Empfehlungen des Herstellers und unter Einhaltung der Sicherheitsregeln durchgeführt werden. In den mobilen Anwendungen von Nomadia werden die auszuführenden Aufgaben als Liste dargestellt, die der Techniker Schritt für Schritt abhakt. Ein automatischer Countdown der noch offenen Aufgaben zeigt ihm jederzeit, wie weit er fortgeschritten ist und verhindert, dass ein Arbeitsschritt übersehen wird.
Sie können die Unterstützung Ihrer Techniker noch weiter verbessern, indem Sie Augmented Reality einsetzen. Durch das Scannen des am Gerät angebrachten QR-Codes kann der Reparatur- oder Wartungstechniker auf dem Bildschirm seines Smartphones sehen, womit er beginnen muss und in welcher Reihenfolge die einzelnen Schritte auszuführen sind. Außerdem erhält er Zugriff auf umfangreiche Inhalte wie Fotos, Montagepläne und Videos, die ihn bei der vollständigen Durchführung seiner Aufgabe unterstützen, ohne seine Gesundheit zu gefährden oder das Gerät beziehungsweise die Anlage des Kunden zu beschädigen. Diese Unterstützung ist besonders wertvoll und beruhigend für Berufseinsteiger und neue Mitarbeiter sowie für Unternehmen, die Zeitarbeitskräfte oder Subunternehmer einsetzen und die Qualität ihrer Einsätze sicherstellen möchten.
Individuelle Einsatzberichte und Unterschrift
Wenn Techniker den Bericht jedes Einsatzes innerhalb weniger Sekunden erstellen können, bevor sie zum nächsten Einsatz weiterfahren, und dabei keine Papierdokumente bearbeiten müssen, erledigen sie diesen Teil ihrer Aufgaben nicht erst am Ende des Tages oder lassen ihn vollständig aus. Indem Sie in der Anwendung ein Berichtstemplate hinterlegen, das ausschließlich die Felder für den jeweiligen Einsatztyp enthält und in Form von Kontrollkästchen dargestellt wird, helfen Sie dem Techniker, wertvolle Zeit zu sparen, und stellen sicher, dass Sie alle für die Kundenbetreuung erforderlichen Daten erhalten. Dieser mit den kundenspezifischen Informationen vorausgefüllte Bericht kann dem Kunden anschließend auf dem Smartphone oder Tablet zur Unterschrift vorgelegt werden, bevor er automatisch als PDF an den Kunden und das Unternehmen gesendet wird.
Für Ihre Außendiensttechniker sind diese Funktionen keine „Optionen“ mehr. Es handelt sich um grundlegende Anforderungen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, wenn es die kompetentesten Fachkräfte gewinnen und langfristig binden möchte. Wenn Sie sie mit einer mobilen Anwendung ausstatten, die wirklich zu ihrem Beruf passt, geben Sie ihnen die Mittel an die Hand, effizienter, besser organisiert und mit weniger Stress zu arbeiten. All dies trägt zu ihrer Arbeitszufriedenheit bei und führt letztendlich zu zufriedeneren Kunden.
Nomadia unterstützt Ihre Techniker dabei, ihre Arbeit zu optimieren, und zwar mit einer integrierten und vollständigen Anwendung.
Häufig gestellte Fragen
FAQ: Alles, was Sie über die Optimierung Ihres Außendienstes wissen müssen
Wie lange dauert es, bis sich die Investition auszahlt?
In der Regel zwischen 3 und 6 Monaten, je nach Reifegrad der Organisation und dem Grad der Umsetzung, wobei zunächst schnelle Kosteneinsparungen erzielt werden, gefolgt von einem allmählichen Umsatzwachstum.
Mit welchen Instrumenten lässt sich ein Vertriebsteam optimieren?
Ein CRM, eine Routenoptimierungssoftware und Tools für das Vertriebsmanagement.
Wie können wir die Leistung der Vertriebsmitarbeiter verbessern?
Mit klaren (SMART-)Zielen, Coaching und Tools, die die Zeit ohne Verkaufsaktivitäten reduzieren.
Warum sollte man seinen Kundenstamm segmentieren?
Um Ihre Vertriebsabdeckung zu verbessern und Ihre Effizienz zu steigern
Welche KPIs sollten Vorrang haben?
Konversionsrate, Anzahl der Besuche, Kosten pro Besuch und Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter.
Verbessert die Optimierung die Einhaltung der Vorschriften?
Ja, insbesondere dank Rückverfolgbarkeit und optimierter Planung, die in bestimmten regulierten Branchen unverzichtbar sind.
Unsere neuesten Artikel:
