Kundenstory · Nomadia × EBP Gestion Commerciale PRO
Sotraco steigert seine Produktivität um 20% und stellt durch die Digitalisierung seiner Einlieferungsscheine mit Nomadia in Verbindung mit EBP auf eine Fakturierung am nächsten Tag (J+1) um
Gemessener Gewinn bei den Außendienstteams nach Digitalisierung der Einlieferungsscheine und automatischer Synchronisation mit EBP.
19 Tage im Fakturierungszyklus gewonnen. Eine direkte Auswirkung auf die Liquidität und die Kundenbeziehung von Sotraco.
Sotraco: 50 Jahre Erfahrung in einem einzigartigen Geschäft — dem Wiederverkauf von Presseremittenden
Gegründet 1973 und mit Sitz in Manduel, ist SOTRACO ein spezialisierter und anerkannter Akteur in einem sehr besonderen Geschäft: dem Wiederverkauf von Presse- und Buchremittenden. Mit mehr als 3 500 aktiven Kunden in ganz Frankreich — hauptsächlich große Handelsketten — und mehr als 250 verwalteten Referenzen stützt sich Sotraco auf ein Team von rund fünfzehn Merchandisern und Außendienstmitarbeitern, um sein gesamtes Netz effizient und schnell zu bedienen.
In diesem Geschäft sind Nähe und Reaktionsfähigkeit die wichtigsten Wettbewerbsvorteile. Jeder Außendienstbesuch erzeugt Einlieferungs- und Zählscheine — kritische operative Dokumente, die die Kundenfakturierung bestimmen. Ihre manuelle Verwaltung war zu einem erheblichen Leistungshemmnis geworden.
Presse- und Buchremittenden im Einzelhandel werden nach jedem Verkaufszeitraum bei den Kunden von Sotraco eingesammelt.
Jeder Sammelvorgang erzeugt einen Einlieferungs- und Zählschein — ein kritisches operatives Dokument für die Fakturierung.
Die eingesammelten Remittenden werden über ein strukturiertes Netzwerk weiterverkauft — Sotraco übernimmt die gesamte logistische und kommerzielle Kette.
Führende Handelsketten in ganz Frankreich — ein dichtes Netz, das Reaktionsfähigkeit und Organisation erfordert.
Die Herausforderung: eine doppelte manuelle Eingabe als Quelle von Fehlern und Verzögerungen
2021 wurde Sotraco bewusst, dass der Prozess zur Verwaltung der Einlieferungs- und Zählscheine zu einem erheblichen operativen Hemmnis geworden war. Die Merchandiser erfassten die Daten manuell im Außendienst, anschließend gab ein Mitarbeiter in der Zentrale alle Informationen erneut in das Verwaltungstool ein. Ein Prozess mit doppeltem Risiko: Eingabefehler und Bearbeitungszeiten, die mit den Reaktivitätsanforderungen des Geschäfts unvereinbar waren.
Die Lösung: das Duo EBP × Nomadia — zwei sich ergänzende Werkzeuge, eine native Integration
Nach der Einrichtung einer Arbeitsgruppe und der Bewertung mehrerer Anbieter entschied sich Sotraco für das Duo EBP-Nomadia. Zwei Kriterien waren entscheidend: die Benutzerfreundlichkeit der Oberflächen und vor allem die native Kompatibilität der beiden Lösungen. Es ging darum, eine intuitive digitale Erfassung im Außendienst mit einer automatischen und zuverlässigen Datensynchronisation in das Handels- und Buchhaltungstool zu verbinden.
Handels- und Buchhaltungstool der Zentrale. Automatischer Empfang der Außendienstdaten, Rechnungserstellung, Verfolgung der Remittendenbestände.
Mobile Anwendung für Außendienst-Merchandiser. Intuitive digitale Erfassung der Einlieferungs- und Zählscheine, automatische Synchronisation mit EBP.
Die technische Komplexität des Sotraco-Projekts war real: nicht weniger als zehn Datenbanken mussten reibungslos und operativ zwischen Nomadia und EBP zusammenwirken. Trotz dieser erheblichen Einschränkung wurde die vollständige Einführung in nur 2 Monaten realisiert — und die Lösung wurde von den Außendienstteams, die die Vorteile sofort erkannten, sehr positiv aufgenommen.
🚀 In 2 Monaten eingeführtDie operative Transformation in Zahlen
Früher erfasste der Merchandiser die Berechnungen und Scheine manuell — mit allen Fehlern und dem damit verbundenen Zeitverlust. Anschließend war eine Neuerfassung durch einen Mitarbeiter erforderlich. Durch den Einsatz der Nomadia-Lösungen in Verbindung mit EBP Gestion Commerciale PRO konnten wir eine Verbesserung der Produktivität der Merchandiser um 20% feststellen. Auch die administrative Bearbeitung wird erleichtert, sodass wir Rechnungen nun am Tag nach dem Besuch (J+1) statt zuvor am Tag+20 ausstellen können.
Die von Sotraco festgestellten Vorteile
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+20% Produktivität für die Außendienst-Merchandiser
Die Digitalisierung der Einlieferungs- und Zählscheine eliminiert die Zeit, die jeder Merchandiser für das manuelle Ausfüllen seiner Außendienstdokumente aufwendet. Der Gewinn ist unmittelbar und dokumentiert: +20% Produktivität. Diese gewonnene Zeit kann in zusätzliche Besuche, eine bessere Ausführungsqualität bei den Kunden oder eine erweiterte Abdeckung des Netzes von 3 500 Verkaufsstellen reinvestiert werden.
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Fakturierung J+1 statt J+20 — 19 Tage im Zyklus gewonnen
Das ist der spektakulärste Vorteil mit dem größten Einfluss auf die Liquidität von Sotraco. Vor der Lösung dauerte die manuelle Kette (Erfassung im Außendienst → Papierübermittlung → Neuerfassung in der Zentrale → Rechnungserstellung) durchschnittlich 20 Tage. Die automatische Synchronisation Nomadia-EBP ermöglicht es nun, die Rechnung am Tag nach dem Besuch auszustellen. Ein Gewinn von 19 Tagen im Fakturierungszyklus, der sich direkt in einer verbesserten Liquidität und höherer Kundenzufriedenheit niederschlägt.
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Beseitigung von Eingabefehlern und der Neuerfassung in der Zentrale
Die doppelte manuelle Eingabe war die Hauptfehlerquelle im Prozess von Sotraco: Berechnungsfehler des Merchandisers, Übertragungsfehler des Mitarbeiters in der Zentrale. Die automatische Synchronisation von Nomadia zu EBP beseitigt diese beiden Risiken strukturell — die im Außendienst erfassten Daten werden unverändert, ohne zusätzlichen menschlichen Eingriff, in das Handels- und Buchhaltungstool übertragen.
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Reibungslose Integration von 10 Datenbanken in 2 Monaten
Die technische Komplexität des Projekts war erheblich: zehn Datenbanken mussten reibungslos zwischen Nomadia und EBP zusammenwirken. Die Einführung in 2 Monaten trotz dieser Einschränkungen zeugt von der Qualität der Integration und dem Engagement der Nomadia-Teams — und die Lösung wurde von den Außendienstteams sofort gut angenommen, die die Vorteile ohne Anpassungszeit erkannten.
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Erleichterte administrative Bearbeitung und freigesetzte Ressourcen in der Zentrale
Der für die Neuerfassung in der Zentrale zuständige Mitarbeiter sieht seine administrative Arbeitslast erheblich reduziert. Die mit der Fakturierung verbundenen Prozesse werden vereinfacht und beschleunigt. Diese Freisetzung von Ressourcen ermöglicht es Sotraco, die personellen Kapazitäten auf wertschöpfendere Aufgaben als die Datenübertragung umzuverteilen.
- ✔ Strukturierte interne Arbeitsgruppe: gemeinsam erstelltes Lastenheft, methodische Bewertung der Anbieter
- ✔ Native Kompatibilität EBP-Nomadia: entscheidendes Auswahlkriterium — keine riskante Individualentwicklung
- ✔ Benutzerfreundliche Oberfläche: sofortige Akzeptanz durch die Merchandiser ohne lange Schulung
- ✔ Einführung in 2 Monaten trotz 10 zu integrierender Datenbanken — von Nomadia eingehaltene Zusage
- ✔ Intern von Franck D'Asta geleitetes Change-Management — Schlüsselrolle bei der Akzeptanz der Teams
- ✔ Sofortige und messbare Ergebnisse: +20% Produktivität und J+1 kurz nach der Einführung festgestellt
Eine vollständige operative Transformation für einen Nischenakteur
Die Merchandiser widmen ihre Zeit den Besuchen und der Kundenbeziehung — nicht mehr der manuellen Dokumentenerfassung.
J+1 statt J+20: eine direkte Auswirkung auf die Liquidität von Sotraco und auf die von den 3 500 Einzelhandelskunden wahrgenommene Qualität.
10 Datenbanken in 2 Monaten verbunden, null Neuerfassungsfehler: das IT-System von Sotraco funktioniert endlich als kohärentes Ganzes.
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