Automatisierte Einsatzplanung: die guten Gründe, sie einzuführen

30/07/2026
16:51

Lesezeit : 2 min

Lucie Monnot

Content Marketing Manager

Alle Unternehmen, die bei ihren Kunden eingreifen – um zu installieren, zu kontrollieren, zu reparieren, zu begutachten… – stehen vor derselben Schwierigkeit: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sie Schnelligkeit beim Feldeinsatz, Servicequalität und – insbesondere in Phasen starken Wachstums – Kontrolle der operativen Kosten und der Lohnmasse miteinander vereinbaren. Die Optimierung der Betriebsplanung ist das einzige Mittel, um all diese Dimensionen unter Kontrolle zu halten. Leider ist die Arbeit der Planer ein echtes Kopfzerbrechen aufgrund der Anzahl der zu berücksichtigenden Parameter – Fahrtzeiten, Arten und Dauer der Einsätze, Kompetenzen der Mitarbeiter, Vertragsfristen, Kundenpräferenzen, Eigenschaften ihrer Anlagen usw.

Die Lösung? Die manuelle oder halbmanuelle Planung zugunsten eines Werkzeugs aufzugeben, das Einsatzpläne und optimierte Touren automatisch entsprechend den unternehmensspezifischen Einschränkungen, seiner Organisation und dem (den) Beruf(en) seiner Mitarbeiter (Techniker, Gesundheitsfachleute, Prüfer…) generiert.

Sie denken, Ihre Aktivität sei zu spezifisch, um die Planung Ihrer Feldeinsätze zu automatisieren? Da sie in sehr unterschiedlichen Sektoren tätig sind, beweisen Seenovia und Dom’Air Santé, dass jedes Unternehmen zur intelligenten automatisierten Planung übergehen und schnell davon in Bezug auf Produktivität, Flexibilität und Kundenzufriedenheit profitieren kann.

Seenovia – 12 Monate Sichtbarkeit über die Vorgänge dank langfristiger Planung

Seenovia versorgt Landwirte in den Pays de la Loire und der Charente-Maritime mit personalisierten Indikatoren und Beratung auf Basis der in ihrem Betrieb gesammelten Daten. Sein Ziel bei der Ausstattung mit einer Planungslösung? Die Fahrten und die langfristigen Pläne der 180 Mitarbeiter zu optimieren, die im Durchschnitt einmal pro Monat die angeschlossenen Betriebe aufsuchen, um dort Daten zu erheben und die für die Milchkontrollen notwendigen Proben zu entnehmen. Insgesamt muss Seenovia 40.000 Einsätze und 4 Millionen Analysen pro Jahr planen, wobei mehrere Faktoren die Aufgabe besonders komplex machen:

Die Milchkontrollen und -entnahmen finden nicht zu einer beliebigen Tageszeit statt, sondern zum Zeitpunkt des Melkens, wobei die Kontrollen abends beginnen und morgens enden;
die Einsatzprotokolle unterscheiden sich je nach Anlage und die Planer müssen darauf achten, dass die den Mitarbeitern zugewiesenen Betriebe ihren Kompetenzen entsprechen;
die Planung der Daten- und Probenerhebung muss die Verarbeitungskapazitäten des Labors berücksichtigen;
2/3 der Mitarbeiter arbeiten Teilzeit, was bedeutet, dass die Arbeitsbelastungen ausgeglichen und die Pläne individualisiert werden müssen.

Die Fähigkeit der Planungslösung, all diese Einschränkungen gleichzeitig zu berücksichtigen, ermöglicht es Seenovia heute, seine Aktivitäten auf 12 Monate vorauszuplanen. Neben einem Sichtbarkeitsgewinn, der das Unternehmen weniger anfällig für Unvorhergesehenes macht, wird die Arbeit der Planer erheblich vereinfacht, was Seenovia ermöglicht hat, den Personalbestand der Planungsabteilung zu reduzieren und gleichzeitig die Rolle der Planer weiterzuentwickeln:

„Wir sind von 13 Planern auf 7 zurückgegangen, obwohl sich die verwaltete Zone nicht verkleinert hat. Vor dem Einsatz der Nomadia-Lösung verwaltete jeder ein Team von etwa fünfzehn Personen und hatte gleichzeitig eine gewisse Anzahl operativer Aufgaben im Feld. Heute haben die Planer eine eher managerielle Rolle übernommen. Jeder hat nun ein Team von 25 bis 30 Mitarbeitern unter seiner Verantwortung und verwaltet nicht nur die Planung ihrer Einsätze, sondern auch Einstellungen und HR-Begleitung.“
Nicolas Coulon, Leiter Markt Steuerungsindikatoren, Seenovia

Die Einführung der Nomadia Field Service-Lösung hat es auch ermöglicht, die Pläne der Mitarbeiter zu digitalisieren, die nun über ihre mobile Berufsanwendung darauf zugreifen – eine Entwicklung, die von den Mitarbeitern umso positiver und wertschätzend wahrgenommen wird, als sie bei der Einarbeitung in ihr neues Werkzeug begleitet wurden.

Für Nicolas Coulon ist die mit Nomadia geleistete Arbeit zur Hierarchisierung der Einschränkungen und zur Automatisierung der Planung ein erster Schritt zur Optimierung der Touren.

„Unsere Feldmitarbeiter haben keine dringenden Einsätze zu verwalten. Sie haben gut etablierte Pläne und haben Freiheit bei der Organisation ihrer Touren. Morgen wird die Nomadia-Lösung ihnen einen idealen, optimierten Tourenverlauf anbieten können. Durch die Verbesserung des Arbeitskomforts der Mitarbeiter sollten diese optimierten Touren dazu beitragen, die Fluktuation zu reduzieren, die wir bei diesen Stellen kennen.“
Nicolas Coulon, Leiter Markt Steuerungsindikatoren, Seenovia

Dom'Air Santé – 40 % nicht planbare Einsätze in die Pläne integrieren und gleichzeitig die Servicequalität verbessern

Dom’AIR Santé ist ein häuslicher Gesundheitsdienstleister, der Patienten die verschriebenen Atemunterstützungssysteme liefert, installiert und wartet. Das Unternehmen, eine Tochtergesellschaft der Bastide-Gruppe, deckt die Nouvelle Aquitaine und Okzitanien ab und seine 57 Techniker greifen auch in den Krankenhäusern und Intensivstationen der Region ein. Die Besonderheit, die die Organisation seiner Vorgänge erheblich erschwert, besteht darin, sehr schnell eingreifen zu müssen, um neue Patienten auszustatten.

„40 % unserer Einsätze sind nicht planbar und müssen innerhalb einer Stunde erfolgen, was unweigerlich bereits manchmal seit einem Jahr geplante Einsätze durcheinanderbringt! Der Planungsservice und das Call Center hatten immer mehr Mühe, Zeitfenster zu finden, die sowohl Patienten als auch Mitarbeitern passen, wobei Letztere nicht alle dieselben Qualifikationen und Kompetenzen haben. Die Nomadia-Lösung hat es uns ermöglicht, diese Schwierigkeit zu überwinden.“
Rodolphe Mazy, Direktor Business Unit, Dom’Air Santé

Seit der Inbetriebnahme von Nomadia Field Service im Januar 2024 vermerkt Rodolphe Mazy folgende Vorteile:

Eine erleichterte Terminvereinbarung dank des automatischen Vorschlags optimierter Zeitfenster bei der Erstellung eines neuen Patienten. Die Integration der Kompetenzen der Techniker in das System ermöglicht es, nur Zeitfenster anzuzeigen, bei denen ein Techniker mit den auf die Pathologie des Patienten und das Material abgestimmten Kompetenzen verfügbar ist. „Diese Verbesserung hat ermöglicht, die Planer des Call Centers zu stabilisieren und zu binden, während jeder 20 % mehr Patienten verwaltet.“
Die Massenplanung wiederkehrender Einsätze – Die vorhersehbaren Einsätze (Kontroll- und Wartungsbesuche), die 60 % der Aktivität ausmachen, werden massenweise vom ERP zur Planungssoftware übertragen, die sie automatisch dem kompetenten Techniker zuweist. Die Patienten werden automatisch über diese zukünftigen Termine informiert. „Ein weiterer Vorteil der Vernetzung zwischen ERP und Planungstool: Die doppelte Dateneingabe ist bei Dom’Air vollständig verschwunden. Das ist ein Zuverlässigkeitsgewinn und für die Verwaltungsteams ein Zeitgewinn, der erheblich größer ist, als man sich vorstellt!“
Eine gestiegene Produktivität dank realistischer Pläne basierend auf zuverlässigen Fahr- und Einsatzzeiten. Die Zuverlässigung dieser Parameter hat einer Tendenz ein Ende gesetzt, die die Produktivität der Techniker untergrub und die Lohnmasse explodieren ließ: sehr breite Zeitblöcke vorzusehen, um sicherzustellen, dass der Techniker pünktlich zum nächsten Termin ankommt. „Ohne Planungstool führte ein Techniker nur 4 Einsätze pro Tag durch. Mit der halbmanuellen Planung machte er zwischen 5 und 6. Mit Nomadia sind wir ohne jede Schwierigkeit über 6 hinausgekommen. Da unsere Aktivität wächst, steigt die Patientendichte pro Sektor, was uns erlaubt, unter sehr guten Bedingungen für die Techniker bis zu 8 Einsätze pro Tag anzustreben.“
Eine verbesserte Kommunikation mit den Kunden/Patienten. Die Termine werden den Patienten systematisch per SMS in Erinnerung gerufen. Dank dieses Erinnerungssystems ist die Misserfolgsrate der Hausbesuche aufgrund der Abwesenheit von Patienten von 15 % auf 5 % gesunken.

Eine verbesserte Kundenzufriedenheit, in erster Linie dank der Einhaltung der den Patienten angekündigten Besuchszeiten. „Das ist die direkte Folge von allem, was wir in der Planungslösung eingerichtet haben. Nicht nur kommen unsere Techniker pünktlich zu den Patienten, sie sind auch weniger gestresst, konzentrierter und aufmerksamer.“

„Das Schwierigste bei dieser Art von Projekt ist das Change Management. Man muss die Feldteams von Anfang an einbeziehen. Das haben wir mit Hilfe von Nomadia getan. In 6 Monaten haben wir eine Planungslösung aufgebaut, die auf die Besonderheiten des Gesundheitssektors zugeschnitten ist, mit einem bereits jetzt bedeutsamen ROI.“
Rodolphe Mazy, Direktor Business Unit, Dom’Air Santé

Wenn Sie auf 1 dieser 3 Fragen mit Ja geantwortet haben, benötigen Sie eine Lösung, die Ihnen hilft, die Planung Ihrer Feldeinsätze und die Touren Ihrer Mitarbeiter unter Berücksichtigung all Ihrer beruflichen Einschränkungen zu optimieren.

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Häufig gestellte Fragen

FAQ: Alles, was Sie über die Optimierung Ihres Außendienstes wissen müssen

Wie lange dauert es, bis sich die Investition auszahlt?

In der Regel zwischen 3 und 6 Monaten, je nach Reifegrad der Organisation und dem Grad der Umsetzung, wobei zunächst schnelle Kosteneinsparungen erzielt werden, gefolgt von einem allmählichen Umsatzwachstum.

Mit welchen Instrumenten lässt sich ein Vertriebsteam optimieren?

Ein CRM, eine Routenoptimierungssoftware und Tools für das Vertriebsmanagement.

Wie können wir die Leistung der Vertriebsmitarbeiter verbessern?

Mit klaren (SMART-)Zielen, Coaching und Tools, die die Zeit ohne Verkaufsaktivitäten reduzieren.

Warum sollte man seinen Kundenstamm segmentieren?

Um Ihre Vertriebsabdeckung zu verbessern und Ihre Effizienz zu steigern

Welche KPIs sollten Vorrang haben?

Konversionsrate, Anzahl der Besuche, Kosten pro Besuch und Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter.

Verbessert die Optimierung die Einhaltung der Vorschriften?

Ja, insbesondere dank Rückverfolgbarkeit und optimierter Planung, die in bestimmten regulierten Branchen unverzichtbar sind.

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