La gestión de inventarios: una actividad con múltiples desafíos
- 07/07/2026
- 09:30
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Responsable de marketing de contenidos
Las empresas que disponen de existencias de materias primas o de productos terminados están obligadas a realizar, como mínimo, un inventario anual. Sin embargo, más allá de esta obligación legal, la gestión diaria de estos activos representa un desafío estratégico con múltiples implicaciones. Las herramientas digitales especializadas ayudan a supervisar y mantener los niveles de inventario en equilibrio.
Sommaire
Los desafíos de una gestión de inventarios rigurosa y continua
Toda empresa debe controlar en tiempo real las entradas y salidas de productos. En primer lugar, de conformidad con el Código de Comercio, en su artículo L.123-12, es obligatorio realizar un inventario anual de los activos y pasivos que conforman el patrimonio de la empresa.
Otro aspecto fundamental es garantizar que las mercancías estén disponibles en cantidades suficientes para responder a la demanda. El objetivo consiste en anticipar los pedidos para poder atender a todos los clientes en los plazos más breves y en el lugar que deseen. Para ello, la empresa debe ser capaz de prever los volúmenes que necesitará durante un período determinado y planificar sus reaprovisionamientos en consecuencia.
No obstante, si una rotura de stock resulta perjudicial desde el punto de vista comercial, un exceso de inventario también lo es, esta vez desde el punto de vista financiero.
En efecto, la empresa debe rentabilizar las inversiones realizadas para la producción mediante las ventas.
Asimismo, los artículos que permanecen almacenados o las materias primas que no se utilizan representan capital inmovilizado, sin contar el riesgo de depreciación.
En el caso de los productos perecederos, si no se venden antes de su fecha de caducidad, se consideran pérdidas, al igual que los gastos asociados a su adquisición.
Encontrar el punto de equilibrio es, por tanto, esencial para reducir los costes de compra y almacenamiento, incluidos los gastos relacionados con el almacén (alquiler, salarios del personal, etc.). Una gestión eficiente del inventario permite generar ahorros y evitar problemas de tesorería. Además, influye directamente en la contabilidad: cuanto mayor sea el valor del inventario, menor será la liquidez disponible, incrementando así la necesidad de capital circulante.
El papel clave de una solución de gestión de inventarios
Cuando el número de referencias que deben gestionarse es elevado, una hoja de cálculo deja de ser una herramienta adecuada por varias razones:
- aumenta el riesgo de errores de introducción de datos;
- el seguimiento en tiempo real de los movimientos de mercancías resulta complejo;
- las posibilidades de análisis para apoyar la toma de decisiones son más limitadas.
Un software de gestión de inventarios ofrece una solución a estos problemas, adaptándose a las necesidades y limitaciones específicas de la empresa, especialmente al método utilizado para gestionar los flujos de existencias. Existen diferentes métodos:
- Sistema de revisión periódica: el reaprovisionamiento se realiza en una fecha fija y con una cantidad constante de mercancías.
- Método del punto de pedido: el reaprovisionamiento se efectúa en una fecha variable cuando el inventario alcanza un nivel mínimo previamente definido.
- Reaprovisionamiento periódico: se establece un nivel objetivo de existencias en función de las ventas previstas y, en fechas fijas, se repone el stock hasta alcanzar dicho nivel.
- Reaprovisionamiento bajo pedido: la fecha y la cantidad de reposición dependen directamente de los pedidos recibidos.
- Reaprovisionamiento bajo demanda: gracias a un seguimiento optimizado de los movimientos de inventario, ofrece una gran flexibilidad y ahorro, aunque es el método más exigente en términos de gestión.
Las funcionalidades de una solución CRM que integra la gestión logística son muy amplias:
- configuración de un nivel de stock crítico para cada referencia y activación automática del reaprovisionamiento cuando se alcanza dicho umbral, evitando tanto las roturas de stock como el sobrealmacenamiento;
- gestión automatizada de etiquetas y códigos de barras mediante lectores conectados al software, acelerando el registro de entradas y salidas de mercancías y reduciendo al mínimo los errores;
- organización optimizada del inventario en múltiples centros o almacenes.
Por último, una buena solución debe ser flexible y escalable y, sobre todo, compatible con las demás aplicaciones ya integradas en el sistema de información de la empresa.