Expertos en Facility Management: ¿cómo afrontar los desafíos actuales?
- 08/07/2026
- 14:06
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Responsable de marketing de contenidos
Los profesionales del Facility Management, responsables de la gestión de un número cada vez mayor de edificios, deben conciliar la eficiencia operativa con el control de los costes en un contexto marcado por la modernización del parque inmobiliario, la creciente complejidad de los oficios, el aumento de las exigencias normativas y los retos medioambientales. ¿Qué herramientas y estrategias pueden ayudarles a afrontar estos desafíos?
El Facility Management se define como el conjunto de servicios y prestaciones destinados a garantizar el funcionamiento óptimo de conjuntos inmobiliarios, ya sean edificios de oficinas, residenciales, industriales o públicos. Su desarrollo forma parte de la tendencia general que, desde la década de 1980, llevó a las organizaciones —especialmente a las empresas— a externalizar todas aquellas actividades que no forman parte de su actividad principal. Por ello, en su acepción actual más amplia, el Facility Management engloba no solo las actividades tradicionales de mantenimiento y gestión técnica de edificios, sino también los servicios dirigidos a los usuarios y ocupantes de estas instalaciones.
Sommaire
Niveles de exigencia cada vez más altos
Al externalizar actividades que antes eran gestionadas por sus propios departamentos de servicios generales, las organizaciones exigen a las empresas de Facility Management niveles de calidad muy superiores a los que aceptaban cuando gestionaban internamente estos servicios o coordinaban múltiples proveedores. Estas exigencias se centran principalmente en la capacidad de respuesta, la trazabilidad de las responsabilidades y, por supuesto, el control de los costes.
Capacidad de respuesta ante necesidades y solicitudes de intervención
Los tiempos de intervención están claramente definidos en todos los contratos de servicios, y es precisamente la capacidad del proveedor para respetarlos, especialmente en situaciones urgentes (fugas, averías o fallos de funcionamiento), lo que determina la valoración del cliente.
Para responder a esta exigencia, las empresas de Hard Facility Management apuestan por la prevención mediante visitas de mantenimiento programadas. Cada vez con mayor frecuencia, también supervisan de forma continua las instalaciones y las redes técnicas mediante sensores, detectores o sistemas de videovigilancia, con el fin de recibir alertas inmediatas ante cualquier incidencia o anomalía.
Tanto si la alerta proviene de estos dispositivos como de una persona, el principal reto consiste en enviar al lugar de la incidencia a los profesionales capaces de resolver el problema en una única intervención y dentro de los plazos contractuales, teniendo en cuenta además los riesgos potenciales para el edificio o sus ocupantes.
Para ello, es imprescindible que los técnicos con las competencias, certificaciones o autorizaciones necesarias estén realmente disponibles. Dada la diversidad de especialidades que pueden verse implicadas en una intervención urgente, resulta esencial identificar correctamente el problema desde el primer momento y disponer de una visión completa de la planificación de los técnicos. Solo así es posible gestionar eficazmente las intervenciones no programadas, tanto si la empresa cuenta con equipos específicos para emergencias como si reserva franjas horarias en la agenda de cada técnico especializado para este tipo de incidencias.
Trazabilidad de las responsabilidades
Delegar en una empresa de Facility Management la gestión de servicios esenciales para el funcionamiento de una organización exige definir claramente las responsabilidades de cada parte en ámbitos cada vez más amplios, incluida la responsabilidad social y medioambiental.
Como empleador del personal técnico, la primera responsabilidad del proveedor consiste en garantizar que sus empleados cuentan con todas las cualificaciones, certificaciones y autorizaciones necesarias para realizar las intervenciones que se les asignan.
Por muy detallados que sean los compromisos contractuales entre el cliente y el proveedor, este último debe ser capaz de justificar todas sus acciones y decisiones, especialmente las relacionadas con las intervenciones técnicas. Esto requiere sistemas de información integrados y una recopilación sistemática de los datos de campo que garantice una trazabilidad completa de todas las operaciones.
Solo una trazabilidad integral permite demostrar que todas las tareas de mantenimiento previstas en el contrato se han ejecutado correctamente, que las intervenciones no programadas no son consecuencia de negligencias y que cada actuación se ha realizado dentro de los plazos establecidos, respetando las buenas prácticas profesionales y utilizando materiales y piezas conformes con la normativa vigente.
Lo que está en juego es la protección jurídica tanto de la empresa como de sus empleados y posibles subcontratistas. Además, esta trazabilidad permite justificar y facturar cualquier servicio no contemplado inicialmente en el contrato, pero necesario para garantizar la seguridad y el correcto funcionamiento de las instalaciones del cliente.
Control de los costes
Al recurrir al Facility Management, los clientes buscan acceder a servicios de alto nivel reduciendo al mismo tiempo sus costes de funcionamiento.
Para responder a esta expectativa, el principal recurso de las empresas de Facility Management consiste en optimizar el uso compartido de los recursos técnicos y del personal de intervención. Sin embargo, en un contexto donde los departamentos de compras negocian cada vez más los precios a la baja, solo es posible proteger los márgenes racionalizando la organización y maximizando el índice de ocupación de los técnicos, especialmente de aquellos perfiles especializados que constituyen el principal valor añadido de las empresas multiservicio.
Desde esta perspectiva, las soluciones de planificación y optimización de intervenciones resultan indispensables, ya que permiten equilibrar la carga de trabajo de los técnicos itinerantes y aumentar el número de intervenciones diarias sin incrementar el tiempo dedicado a los desplazamientos.
Estas herramientas facilitan la creación de planificaciones y rutas realistas, teniendo en cuenta tanto la duración efectiva de las tareas como los tiempos de desplazamiento entre los distintos centros de trabajo. Además, unas rutas optimizadas son fundamentales para fidelizar a los profesionales con competencias técnicas altamente demandadas, como especialistas en ingeniería eléctrica, climatización o tecnologías IoT.
Estos profesionales también demandan herramientas que les permitan trabajar de forma segura cuando realizan intervenciones en solitario, así como aplicaciones móviles adaptadas a las particularidades de su actividad que reduzcan el tiempo dedicado a tareas administrativas como la elaboración de informes de intervención o presupuestos.
En definitiva, optimizando el uso de sus recursos humanos y materiales y controlando sus propios costes operativos, las empresas de Facility Management consiguen hacer frente a la presión constante que ejercen los clientes sobre los precios.
Esta afirmación se basa en la experiencia de numerosas empresas de Soft y Hard Facility Management que colaboran desde hace años con Nomadia. Gracias a la implantación de nuestras soluciones de sectorización, optimización de rutas, planificación de intervenciones, aplicaciones móviles para técnicos y soluciones de protección para trabajadores aislados (PTI), estas empresas aumentan la productividad de sus equipos en un 20 % o más y reducen de forma significativa los kilómetros recorridos, sin comprometer ni la calidad del servicio ofrecido a sus clientes ni las condiciones de trabajo de sus colaboradores.
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