Esperti di Facility Management: come affrontare le sfide contemporanee?

10/08/2026
10:16

Tempo di lettura: 5 min

Lucie Monnot

Responsabile Content Marketing

Incaricati della gestione di un numero crescente di edifici, gli operatori del Facility Management devono conciliare l’efficienza operativa e il controllo dei costi in un contesto caratterizzato dalla modernizzazione del patrimonio edilizio e dalla crescente complessità delle professioni, dei vincoli normativi e dei requisiti ambientali. Quali strumenti e strategie devono essere adottati per affrontare queste sfide?

Il Facility Management è definito come l’insieme dei servizi e delle prestazioni finalizzati a garantire il funzionamento ottimale di complessi immobiliari, siano essi edifici terziari, residenziali, industriali o pubblici. Il suo sviluppo rientra nel movimento generale che, a partire dagli anni Ottanta, ha portato le organizzazioni, in primo luogo le aziende, a esternalizzare tutto ciò che non rientra direttamente nel loro core business. Per questo motivo, nella sua accezione ampia oggi prevalente, il Facility Management comprende non solo le attività storiche di manutenzione e gestione tecnica degli edifici, ma anche i servizi destinati agli utenti e agli occupanti di queste strutture.

Livelli di esigenza sempre più elevati

Esternalizzando le attività che in precedenza rientravano nei servizi generali interni, le organizzazioni impongono agli operatori del Facility Management requisiti molto più elevati rispetto a quelli che accettavano quando gestivano direttamente queste attività o molteplici fornitori. Tali requisiti riguardano in particolare la reattività dei fornitori, la gestione delle responsabilità e, naturalmente, il controllo dei costi.

Reattività alle esigenze e alle richieste di intervento

I tempi di intervento sono ovviamente specificati in tutti i contratti di servizio, ed è sulla capacità di rispettarli nei casi urgenti, come perdite, guasti e malfunzionamenti, che viene valutato il fornitore incaricato. Per soddisfare questo requisito di reattività, le aziende di hard FM puntano sulla prevenzione attraverso visite di manutenzione pianificate. Sempre più spesso, inoltre, sottopongono gli impianti e le reti tecniche che gestiscono a un monitoraggio continuo, tramite rilevatori, sensori e sistemi video, in modo da ricevere un avviso immediato in caso di incidente o anomalia di funzionamento.

Che la segnalazione dell’allarme provenga da questo tipo di dispositivo o da una persona, la principale difficoltà consiste nel poter inviare sul posto professionisti in grado di risolvere il problema individuato con un solo intervento, nel rispetto dei tempi contrattuali e in modo compatibile con i rischi potenzialmente sostenuti dall’edificio o dai suoi occupanti.

È inoltre necessario che i tecnici in possesso delle competenze, certificazioni e/o abilitazioni appropriate siano effettivamente disponibili. Considerata la varietà delle professioni e delle specializzazioni che possono essere coinvolte nelle emergenze, la capacità di (pre)qualificare con precisione il problema e la visibilità sui calendari degli operatori interessati sono condizioni indispensabili per una gestione degli interventi non pianificati. Ciò vale sia nel caso in cui l’azienda fornitrice abbia creato team dedicati alle emergenze e agli imprevisti, sia nel caso in cui il calendario di ogni tecnico specializzato preveda fasce riservate agli interventi non pianificati.

Tracciabilità delle responsabilità

Delegare a una società di Facility Management la gestione di servizi senza i quali l’organizzazione committente non può funzionare implica una chiara definizione delle responsabilità in ambiti sempre più ampi, inclusa la responsabilità sociale e ambientale. In quanto datore di lavoro del personale addetto agli interventi, la prima responsabilità del fornitore consiste nell’assicurarsi che il proprio personale tecnico disponga di tutte le qualifiche e abilitazioni necessarie per eseguire gli interventi affidatigli.

Per quanto siano definiti con precisione gli impegni rispettivi del committente e del fornitore nei documenti contrattuali, il fornitore deve dotarsi dei mezzi necessari per giustificare le proprie azioni e decisioni, in particolare quelle relative agli interventi tecnici. Ciò presuppone sistemi informativi integrati e una raccolta sistematica dei dati sul campo, in grado di garantire la tracciabilità completa delle attività. Solo questa tracciabilità end-to-end permette di dimostrare che tutte le operazioni di manutenzione previste dal contratto sono state debitamente eseguite, che gli interventi non pianificati non sono il risultato di negligenze e che ciascuno di essi è stato realizzato nei tempi previsti e secondo le regole dell’arte, utilizzando pezzi e materiali conformi agli standard vigenti.

Ciò che è in gioco è la protezione giuridica dell’azienda e dei suoi dipendenti ed eventuali subappaltatori. È inoltre, e occorre sottolinearlo, la possibilità di fatturare ogni prestazione non prevista dal contratto ma necessaria per la sicurezza e il corretto funzionamento degli impianti del cliente.

Controllo dei costi

Rivolgendosi al Facility Management, i committenti intendono beneficiare di prestazioni e servizi di alto livello, riducendo al contempo in modo significativo i costi operativi. Per rispondere a questa esigenza, la principale leva dei fornitori FM è la condivisione dei mezzi tecnici e del personale addetto agli interventi. Tuttavia, in un contesto in cui le direzioni Acquisti dei committenti negoziano prezzi sempre più bassi, gli operatori del Facility Management possono realmente proteggere i propri margini solo razionalizzando la propria organizzazione e massimizzando il tasso di occupazione del personale addetto agli interventi, in particolare dei tecnici specializzati sui quali si basa la proposta di valore dei fornitori multitecnici.

In un’ottica di controllo dei costi e delle risorse, i software per la pianificazione e l’ottimizzazione degli interventi sul posto sono tanto più indispensabili perché permettono di livellare l’attività dei tecnici itineranti e massimizzare il numero di interventi che possono realizzare ogni giorno senza trascorrere più tempo sulla strada. L’implementazione di questi strumenti consente infatti di creare calendari e giri realistici, tenendo conto della durata effettiva delle attività da svolgere presso ogni cliente e dei tempi di percorrenza tra i siti appartenenti allo stesso giro. Questi giri ottimizzati sono fondamentali per fidelizzare i professionisti che possiedono le competenze tecniche oggi più richieste, come gli esperti di ingegneria elettrica e climatica e gli specialisti IoT. Questi professionisti chiedono inoltre legittimamente soluzioni che permettano loro di lavorare in sicurezza quando operano da soli e applicazioni mobili che tengano conto delle specificità del loro lavoro, riducendo il tempo necessario per le attività amministrative, come rapporti di intervento e preventivi.

È ottimizzando l’utilizzo delle proprie risorse, umane e materiali, e controllando i propri costi operativi che oggi gli operatori del Facility Management riescono a resistere alla pressione esercitata dai committenti sui prezzi. Cosa ci permette di affermarlo? Semplicemente le aziende di soft e hard Facility Management che Nomadia accompagna da molti anni. Implementando i nostri software di suddivisione territoriale, ottimizzazione dei giri e pianificazione degli interventi sul campo, e dotando i propri collaboratori delle nostre applicazioni mobili professionali e delle nostre soluzioni PTI, queste aziende aumentano del 20% o più la produttività dei propri team e riducono in misura equivalente i chilometri percorsi, senza compromettere la qualità del servizio attesa dai clienti né le condizioni di lavoro offerte ai collaboratori.

Siete un operatore del Facility Management e desiderate saperne di più sulle nostre soluzioni? I nostri esperti sono a vostra disposizione per rispondere a tutte le vostre domande e fornirvi una soluzione su misura per le vostre esigenze.

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