Software empresarial: la facilidad de adopción marca la diferencia
• Tiempo de lectura : 4 min
Responsable de Marketing de Contenidos
La riqueza funcional es, con razón, un criterio determinante en la elección de un software empresarial. Pero ¿cómo lograr que los usuarios dominen rápidamente esta nueva herramienta? ¡Ese es precisamente el objetivo de las nuevas soluciones de ayuda contextual, inteligentes y lúdicas!
Sommaire
Cuanto más rico es un software, más tiempo lleva, en principio, dominar sus múltiples posibilidades. Como consecuencia, tras una formación adecuada, la mayoría de los usuarios se limitan a las pocas funciones que utilizan a diario, pierden tiempo en tareas que solo realizan ocasionalmente y dejan de lado lo que, sin embargo, les permitiría ganar en eficiencia o desarrollar sus competencias. Esto es aún más lamentable porque, con la generalización de la distribución de software empresarial en modo SaaS, los editores realizan enriquecimientos funcionales mucho más frecuentes que antes, cuando los programas se instalaban localmente y cada actualización importante era un evento, por no decir una revolución. Esta evolución de la industria del software ha hecho surgir en los editores la necesidad de acompañar mejor y comprometer a los usuarios, combinando sus soluciones empresariales con una plataforma de adopción digital. Técnicamente, se trata de una capa adicional de software que permite ofrecer a los usuarios una guía contextualizada y una ayuda paso a paso en la realización de sus tareas.
La buena ayuda en el momento adecuado
Imaginemos que su empresa acaba de implementar un software de planificación de rutas. Todas las personas implicadas han recibido formación, pero entre el momento en que la recibieron y el momento en que deben realizar una u otra acción pueden pasar semanas, incluso meses, y lo que se vio en la formación ya no es más que un recuerdo lejano. Si el software incluye herramientas de adopción digital, el usuario que deba por primera vez integrar nuevos puntos de entrega en una ruta existente o asignar temporalmente una ruta a un conductor podrá, introduciendo algunas palabras clave, activar una guía que, paso a paso, realizará la tarea solicitada CON él. A diferencia de las ayudas en línea tradicionales, la guía no describe lo que el usuario debe hacer: literalmente lo toma de la mano, realizándolo junto a él dentro de la interfaz de su aplicación. Este enfoque es mucho más eficaz para memorizar la secuencia de pasos. Además, según el tipo de integración elegido por el editor, es posible atraer visualmente la atención del usuario hacia ciertas funcionalidades o formas de uso, en función de su perfil o del contexto. Así, el usuario puede dominar fácilmente un número creciente de funcionalidades, aplicar desde el inicio las mejores prácticas para ejecutar sus tareas y, en consecuencia, ganar en productividad. Entre otras posibilidades, las plataformas de adopción digital permiten automatizar tareas recurrentes —por ejemplo, la creación de un nuevo cliente o la programación de una cita mediante accesos directos. Allí donde el usuario tendría que navegar entre 2 o 3 pestañas para lograr su objetivo, puede acceder directamente a la página donde deben introducirse los datos.
Fomentar el descubrimiento y la apropiación mediante la gamificación
Si la formación sigue siendo indispensable para comprender la estructura de un software empresarial y dominar su terminología, el juego resulta ser una palanca muy poderosa para incentivar a los usuarios a explorar sus múltiples facetas y a utilizar toda la riqueza funcional a su disposición. Las plataformas de adopción digital permiten a los editores introducir fácilmente una dimensión lúdica en la interfaz de sus softwares para acelerar el aprendizaje y/o dar a conocer nuevas funcionalidades. Esta gamificación (o ludificación) puede adoptar múltiples formas: acumulación de puntos en función del número de guías utilizadas por el usuario, búsqueda del tesoro consistente en recorrer la interfaz del software en busca de elementos que den acceso a guías específicas o inéditas, retos temporales o estacionales… Este tipo de dispositivos es especialmente eficaz para: llamar la atención de los usuarios sobre las mejoras y nuevas funcionalidades, típicamente con motivo del lanzamiento de una nueva versión; sacar a los usuarios de sus rutinas y renovar su curiosidad hacia una herramienta de la que rara vez aprovechan todas sus posibilidades.
¿Escéptico? Se equivoca: con motivo de las fiestas navideñas de 2020, Nomadia esparció bolas de Navidad en las interfaces de sus softwares, anunciando a los usuarios que al hacer clic en esos iconos cada vez que los encontraran descubrirían «algo» —en este caso, nuevas guías. Durante los 15 días que duró esta animación, el número de guías utilizadas por los usuarios y el número medio de guías por usuario se dispararon. Sin embargo, no había nada que ganar, salvo conocimientos, ¡que no es poco!
¿Por qué funciona? Simplemente por lo que todos tenemos en mayor o menor medida: el deseo de jugar, de ganar, de vencer al adversario y, cuando no hay un adversario definido, de superarnos a nosotros mismos. La gamificación sustituye la obligación por un desafío que cada uno se apropia y acepta —por diversión, por curiosidad o porque hay algo interesante en juego. Y como no es más que un juego, se acepta mucho mejor que si fuera una orden proveniente de la jerarquía.
Fleet Management Customer Satisfaction free guide
Un vínculo reforzado entre el editor y los usuarios gracias a los softwares empresariales A través de estos nuevos dispositivos de acompañamiento y de implicación de los usuarios, el editor aprende mucho sobre el uso real de sus softwares, sobre lo que puede modificar o debe desarrollar para mejorar la experiencia y la productividad del usuario. Por ejemplo, si las estadísticas enviadas por la plataforma de adopción digital muestran que las guías asociadas a ciertas tareas son utilizadas sistemáticamente por los usuarios, ya sean experimentados o no, es señal de que algo debe revisarse/mejorarse en el propio software y de que es pertinente incluir esa mejora en la hoja de ruta.
Los datos recopilados —de forma anónima— también permiten a los equipos de desarrollo: identificar las tareas/etapas de los procesos en las que los usuarios encuentran con frecuencia dificultades, se detienen o dudan, con el fin de crear nuevas guías paso a paso; seguir la tasa de uso y el grado de utilización de las guías existentes, para medir su eficacia y pertinencia. Así, una guía con 10 pasos pero que la mayoría de los usuarios no completa hasta el final merece ser revisada o colocada en un lugar más estratégico de la interfaz; medir la satisfacción de los usuarios, gracias a encuestas/cuestionarios colocados al final de cada guía o contenido activado por el usuario.
En cualquier caso, esto es lo que hacemos en Nomadia —apoyándonos en la plataforma de adopción digital WalkMe— para mejorar continuamente la experiencia de los usuarios de nuestras soluciones, ayudarles a ser más productivos en el día a día y mantenernos a la escucha de sus necesidades. WalkMe está integrado de forma estándar en 3 productos de Nomadia: Opti-Time Field Service, TourSolver y Territory Manager.
Hasta la fecha, nuestros equipos han creado más de 160 guías paso a paso y crean nuevas cada mes para acompañar a los usuarios, hacerles descubrir la riqueza funcional de las herramientas y aumentar su autonomía.
Si eres usuario de una de estas soluciones, espera una nueva sorpresa alrededor del 1 de mayo. Primer pista: ¡te tocará jugar! Segunda pista: el 1 de mayo rima con lirio del valle… traduit en francais
